Omdat je als sociaal werker zoveel mogelijk tijd aan je cliënten wilt besteden, is elke minuut die onnodig naar registratie gaat een verloren minuut. Reden voor Movisie om in 2022 een schets te maken van de administratie- en regeldruk. Die liet zien dat sociaal werkers daar inderdaad veel overlast van ervaren.

Nauwkeurig in kaart

In het vandaag verschenen rapport zijn de ervaringen van sociaal werkers nog nauwkeuriger in kaart gebracht, vertelt onderzoeksleider Sonja Liefhebber. ‘Hoe groot is het probleem precies? Welke typen administratie en regels zijn problematisch en voor wie? Hoe gaan sociaal werkers met administratie- en regeldruk om en wat kunnen anderen daarvan leren? Wat zijn volgens hen mogelijke oplossingsrichtingen?’

Op de eerste vraag, naar de omvang van het probleem is het antwoord duidelijk: het probleem is levensgroot. 80% van de sociaal werkers die meewerkten aan het onderzoek vindt dat administraties, verantwoording en regels veel extra tijd kosten. Bij een even grote groep zorgt dat voor ergernis en stress in de zorg. 70% van de sociaal werkers vindt bovendien dat door al dat registreren de kwaliteit van het werk verslechtert. Al met al zorgt het papierwerk bij twee derde van de respondenten voor minder werkplezier.

Sociaal werkers staan niet alleen in hun roep om minder registratielasten: zo startte het ministerie van VWS in 2018 het driejarige programma (Ont)Regel de Zorg. Dit programma richtte zich op de zorgsector en heeft tal van initiatieven opgeleverd, zoals bijvoorbeeld de bekend geworden schrapsessies in de jeugdzorg. Het programma is inmiddels verlengd tot 2025 en nu is er ook expliciet aandacht voor de regeldruk in het sociaal werk.

Tools vertalen

Dat is volgens Liefhebber hard nodig. ‘Want (Ont)Regel de Zorg heeft veel aanpakken en tools opgeleverd om de registratielasten te verminderen. Maar die zijn lang niet allemaal bruikbaar voor sociaal werkers. Daarom gaan we de komende tijd een aantal tools vertalen voor sociaal werkers. Een belangrijk verschil is natuurlijk dat zorgprofessionals en -organisaties doorgaans verantwoorden aan zorgverzekeraar en landelijke overheidsinstanties, terwijl sociaalwerkorganisaties te maken hebben met de gemeente, en dikwijls meer dan een.’

Sociaal werkers registreren niet alleen voor de verantwoording richting de gemeente, maar bijvoorbeeld ook met het oog op het primaire proces. De onderzoekers van Movisie onderscheiden in het rapport nog twee typen administratie en regels: registratie in verband met  deskundigheidsbevordering en in verband met aanbestedingsprocedures. Al met al bestaan er wel 25 subcategorieën.

De meeste druk komt voort uit registratie van het primaire proces, vertelt Liefhebber. ‘Dat gaat bijvoorbeeld over meldingen invoeren, aanvragen van indicaties en de cliëntvolgsystemen. Een van de oorzaken van de stress in de zorg hierbij is het registratiesysteem dat niet helpend is. Zo vertelde een van de respondenten dat er een lampje gaat branden als ze niet op tijd over de voortgang rapporteert. Zo’n lampje geeft druk en ontneemt de mogelijkheid om zelf te bepalen wat een goed moment is om met een inwoner in gesprek te gaan over de voortgang.’

Onderliggende oorzaken voor stress in de zorg

Behalve de gebrekkige registratiesystemen, benoemt het rapport nog drie andere onderliggende oorzaken van de registratiedruk: het wantrouwen en de behoefte aan grip bij de opdrachtgevers (doorgaans gemeentes), dat de regels onvoldoende ter discussie worden gesteld en dat niet duidelijk is waarom iets geregistreerd moet worden. ‘Het is belangrijk dat deze problemen aangepakt worden, want anders blijven de regels en de druk bestaan. Dat is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van gemeenten, sociaalwerkorganisaties en sociale professionals. Geen enkele partij kan dit in zijn eentje oplossen.’

De sociaal werkers die meededen aan het onderzoek is gevraagd naar oplossingsrichtingen, ook voor wat betreft hun eigen aandeel. Liefhebber: ‘Ze vertelden bijvoorbeeld dat ze als team bespreken hoe ze precies registreren. Dan blijkt dat de ene collega twee uur bezig is met iets waar de ander maar een half uurtje voor nodig heeft. Daar kun je dus van elkaar leren: hoe kun je het handiger en slimmer aanpakken? Hoe formuleer jij de doelen voor de cliënt?’

Dat gesprek is misschien niet het leukste om te voeren, maar het kan echt wel wat opleveren, daarvan is Liefhebber overtuigd. ‘Maak samen een lijstje van de grootste frustraties en ga daarmee naar de leidinggevende en het management. De gedachte dat die het allang weten klopt misschien wel, maar toch is het belangrijk om het te blijven aankaarten. Ook de OR erbij betrekken kan een strategie zijn.’

Minder druk

De kans is groot dat op zo’n lijstje van frustraties komt te staan dat sociaal werkers het nut van de registratie niet zien.  ‘Als duidelijk wordt hoe zij de informatie die ze registreren kunnen gebruiken om de kwaliteit van hun werk te verbeteren, dan motiveert dat. Het is dus belangrijk dat de leidinggevenden en het management zorgen voor goede terugkoppeling. Dat helpt al om minder druk te ervaren.’

Behalve aan een goede terugkoppeling, schort het in veel organisaties aan voldoende tijd voor administratie en ander niet declarabel werk. Een van de sociaal werkers die meedeed aan het onderzoek vertelde: ‘Je mag dit doen in de 10% marge die je hebt … Ik zie dat de werkgevers onvoldoende doorhebben wat het allemaal betekent om je kwaliteit te waarborgen als professional.’ Gevolg is dat professionals dan maar in hun eigen tijd gaan registreren, en ook dat is niet bevorderlijk voor de motivatie. Dit moet dus onderwerp van gesprek zijn tussen sociaalwerkorganisaties en opdrachtgevers.

De registratiedruk moet volgens Liefhebber ook op landelijk niveau nog hoger op de agenda komen. ‘Bijvoorbeeld via Sociaal Werk Nederland en de BPSW. De ervaringen en cijfers die laten zien hoe groot het probleem is, moeten in de schijnwerpers komen.’ Ze verwijst daarbij naar de jeugdzorg, waar onder druk van de professionals de wetgeving is aangepast en de tijdsregistratie is afgeschaft.

Wettelijke onderlegger

Zoals gezegd is de onduidelijkheid over waarom bepaalde zaken vastgelegd moeten worden, een van de stressbronnen voor sociaal werkers. In de zorgsector bleek tijdens schrapsessies in het kader van (Ont)Regel de Zorg dat een deel van de verplichte registratie helemaal geen wettelijke onderlegger had: er stond nergens dat dat vastgelegd moest worden.

Daar valt in het sociaal werk ook het nodige te winnen, vermoedt Liefhebber. ‘Dat is een kwestie van uitpluizen van het gelaagde systeem van de tekst van de Wmo, gemeentelijke uitwerkingen daarvan en werkwijzen van sociaalwerkorganisaties. Denk bijvoorbeeld aan de “verplichting” dat een cliënt een handtekening moet zetten onder een ondersteuningsplan. Dat staat volgens mij nergens in de Wmo, maar het brengt bij elke cliënt opnieuw rompslomp met zich mee. Bij dat uitpluizen kunnen en willen wij als Movisie graag een rol spelen. Maar het maakt mij niet uit wie het doet, als het maar gebeurt.’

Oproep

Hoe ben jij als sociaal werker bezig met de aanpak van jouw administratie en regeldruk? Laat het ons weten!