In mijn vorige blogs gaf ik u alternatieven voor vergaderingen en kennis delen. Deze keer 7 alternatieven voor e-mail.

1. Schakel e-mailnotificaties uit

Ontvangt u om de haverklap een mailtje van Twitter, LinkedIN of Facebook met een melding over wat er allemaal gebeurt? Zet direct de e-mailnotificatie functionaliteit van uw accounts uit. Op het internet vindt u uitleg hoe het uitzetten van Twitter, LinkedIN en Facebook notifcaties werkt.

2. Loop bij elkaar langs of pak de telefoon

Stop met het sturen van mailtjes als u bij elkaar in hetzelfde gebouw werkt. Loop bij elkaar langs of pak de telefoon. U kunt daardoor zaken rechtstreeks met elkaar afstemmen. Dit voorkomt onnodige miscommunicatie. Heeft u collega even geen tijd? Vraag wanneer het wel uitkomt.

3. Spreek digitaal met elkaar af

Maak gebruik van Skype, WhatsApp of FaceTime om zaken met collega’s of mensen buiten uw organisatie te bespreken. Dit werkt vaak sneller en gemakkelijker dan het sturen van een e-mail. Ontdek welke tools in uw situatie het beste werken.

4. Creëer een online projectomgeving

Werkt u vaak samen met collega’s en mensen buiten uw organisatie in projecten? Creëer een online projectomgeving. Dit kan erg gemakkelijk met Basecamp. Met deze besloten projectmanagement tool kunt u samen aan documenten werken, afspraken maken over taken en mededelingen doen. Alternatieve tools zijn:  Google Drive, Dropbox en Yammer.

5. Zet uw presentaties online

Geeft u regelmatig presentaties voor grote groepen? Deel uw PowerPoints en andere documenten via Slideshare of de eigen website. Vertel na afloop van uw presentatie waar alles staat en leg uit waarom u het niet mailt. Wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet.

6. Eén dag zonder e-mail

Spreek met uw collega’s een e-mailloze dag per week af en laat de buitenwereld weten hoe ze met u in contact kunnen komen. Vraag aan uw systeembeheerder om Outlook voor een dag af te sluiten. U komt zo niet in de verleiding een mailtje te sturen. Bovenal wordt u gedwongen naar alternatieven te zoeken.

7. Kick af

Open uw mailbox nog maar één keer per dag en kijk kritisch op welke mails u wel en niet reageert. Stuur niet meer dan drie mails per dag. Probeer zoveel mogelijk de binnengekomen mails op andere manieren te beantwoorden. Vergeet niet uw collega’s en relaties te vertellen op welke alternatieve manieren ze met u in contact kunnen komen. Na verloop van tijd zullen mensen u minder mails sturen en bent u verlost van de dagelijkse e-mail terreur.

En wat zijn uw alternatieven voor e-mail? Welke tools gebruikt u? Hoe wordt e-mail in uw organisatie gebruikt? Stuur me een Direct Message via @Jeugdbeleid.