Een paar helpende handen erbij is altijd fijn. Of het nou voor een uurtje bloemschikken op de vrijdagochtend is, iemand die op zondag bij de kerkdienst assisteert of zitting neemt in de cliëntenraad om de belangen van bewoners te vertegenwoordigen. ‘We hebben een mooie poule van vrijwilligers’, benadrukken Shanna Bakker en Marjet van der Huls. Zij zijn allebei als vrijwilligerscoördinator werkzaam bij Sint Jacob, een organisatie met zes woonzorgcentra in Haarlem en Heemstede. Daarnaast is er ook nog een revalidatiekliniek.

Voor de ouderen maken de vrijwilligers een wereld van verschil, weet Melanie IJzelenberg, manager van JacobActief, de tak binnen Sint Jacob die zich inzet voor het welzijn van de cliënten. ‘Er was laatst een oudere vrouw die graag de nieuwe supermarkt in haar oude woonwijk wilde bezoeken. Als een vrijwilliger dan met haar op stap gaat, geeft dat echt kleur aan de dag.’

Vrijwilligerswerk in trek

De naar schatting ruim 300 vrijwilligers bij Sint Jacob vormen een zeer uiteenlopende groep. Natuurlijk zijn er familieleden van bewoners. Denk aan een zoon of dochter die bij een groepsactiviteit komt helpen. ‘Het komt geregeld voor dat hij of zij na het overlijden van vader of moeder blijft hangen, omdat ze een band hebben opgebouwd met andere bewoners’, weet Marjet. Maar er zijn ook veel vrijwilligers die “gewoon iets willen betekenen voor de maatschappij”. ‘Die mensen hebben een fulltime baan en een druk leven, maar ze vinden het belangrijk om wat terug te doen voor de maatschappij. Die motivatie vind ik altijd erg bijzonder.’

Shanna vult aan dat naast mensen die net met pensioen zijn er ook relatief veel jongeren zich aanmelden voor een vrijwilligerstaak. ‘Dat kunnen jongeren zijn die dit goed op hun CV vinden staan of het zijn jonge mensen die graag een kijkje willen nemen in de zorg.’ Melanie constateert dat ook steeds meer ondernemers zich melden. ‘Een werkgever vindt het bijvoorbeeld belangrijk dat zijn of haar werknemers maatschappelijk betrokken zijn en moedigt vrijwilligerswerk aan. Dit is een relatief nieuwe groep waar maatschappelijke organisaties op in kunnen spelen.

Waardevolle dag

Het doel van de zorgprofessionals en vrijwilligers van Sint Jacob is altijd om het welzijn van de bewoners te vergroten. ‘Welzijn is van ons allemaal’, benadrukt Melanie die uitlegt dat de individuele behoeften van bewoners altijd vooropstaan. ‘Zo kan de zorg aangepast worden op de manier waarop een cliënt dat fijn vindt.’ Ook is er een groot besef onder zorgprofessionals én vrijwilligers dat wij te gast zijn bij de ouderen thuis, ziet Melanie. ‘Hoe kunnen wij onze bewoners een waardevolle dag bieden en de zelfredzaamheid vergroten? Dat staat elke dag centraal.’

Aan bewoners van Sint Jacob wordt gevraagd aan welke welzijnsactiviteiten behoefte is. ‘De activiteiten die we organiseren halen we dus actief op’, weet Marjet die vertelt dat dit leidt tot verrassende activiteiten. Een casino-avond bleek bijvoorbeeld in trek. Daarnaast was er behoefte aan een muziekavond waar stevige muziek gedraaid werd. ‘Denk aan heavy metal’, lacht Marjet. ‘Dat zijn activiteiten waar we zonder de input van bewoners nooit aan hadden gedacht.’ 

Na een inventarisatie van de behoeften worden vrijwilligers bij de activiteiten gezocht. Melanie vertelt dat dat 3 jaar geleden nog omslachtig ging, waarbij in een Excel-formulier bijgehouden werd welke vrijwilligers zich hadden aangemeld voor een activiteit. ‘Dat was heel tijdrovend.’

Meer tijd door technologie

Dat proces is met de introductie van RegiCare van AdSysCo helemaal op de schop gegaan. Met RegiCare beschikt Sint Jacob over een gebruiksvriendelijk systeem voor groepsactiviteiten, individuele ondersteuning en vrijwilligerswerk. Met moderne technologie worden vrijwilligers en cliënten aan elkaar gekoppeld. ‘In vergelijking met onze oude werkwijze zetten we nu via RegiCare een activiteit uit en daarop melden de vrijwilligers zich aan. Met één druk op de knop hebben we overzicht in plaats van dat we dat allemaal zelf in kaart moeten brengen’, weet Marjet.

Reiskostenvergoeding efficiënter indienen

Zij neemt het aanvragen van een reiskostenvergoeding als een ander voorbeeld van efficiënt werken. Voorheen moest een vrijwilliger een uitgeprint formulier invullen, dat voorleggen aan de vrijwilligerscoördinator die een handtekening moest zetten en dat moest vervolgens weer verder geaccordeerd worden binnen Sint Jacob. ‘We lachen er nu om, maar bij veel zorgorganisaties gaat het nog steeds zo. Nu kan een vrijwilliger zelf zijn of haar declaratie indienen via het vrijwilligersportaal en kunnen we dat vervolgens digitaal goedkeuren. Dit gaat zoveel sneller.’

De zorgmedewerker kan ook via RegiCare een bewoner opgeven voor een activiteit of een maatje. De aanvraag komt in RegiCare en kan door de welzijnsmedewerker opgepakt worden. Marjet: ‘Dit bespaart veel tijd die aan de bewoners besteed kan worden. Zo ontlasten we de zorg ook.’

Overzicht in een oogopslag

Shanna wijst ook op het feit dat alle informatie altijd up-to-date is. ‘Is een welzijnsmedewerker of zorgmedewerker die een activiteit met vrijwilligers coördineert ziek, dan kunnen anderen het werk overnemen. In één oogopslag heb je overzicht van de activiteit, welke bewoners zich aan hebben gemeld en welke vrijwilligers komen helpen. Alle collega’s houden dat bij en iedereen ziet hetzelfde. Ook dat werkt erg prettig.’ 

Deze professionaliseringsslag is een mooie stap, al benadrukt Melanie dat het nog steeds om “mensenwerk” gaat. ‘De techniek staat daar altijd ten dienste van. We werken slimmer en efficiënter, met meer oog voor de betrokken mensen. Dat is de grootste winst die we hebben behaald.’

Wat zijn andere, belangrijke speerpunten bij het vrijwilligersbeleid van Sint Jacob? Melanie, Marjet en Shanna lichten er vier uit:

1. De vrijwilliger zien

Bij Sint Jacob worden vrijwilligers gezien. De vrijwilligerscoördinatoren gaan geregeld in gesprek met vrijwilligers. Hebben ze het nog naar hun zin? Wat kan er beter en waar ben je tevreden over? ‘Omdat de achtergrond van vrijwilligers zo divers is, is het belangrijk dat je elke vrijwilliger als individu ziet. Door een paar keer per jaar met elkaar van gedachten te wisselen, kunnen we vrijwilligers echt vasthouden’, is de ervaring van Marjet.

2. De vrijwilliger waarderen

Sint Jacob organiseert jaarlijks de Dag van de Vrijwilliger, een moment waarop vrijwilligers in het zonnetje gezet worden en een cadeau krijgen. ‘Een informeel samenzijn waarbij vrijwilligers ook weer andere vrijwilligers ontmoeten. Heel gezellig, maar voor Sint Jacob ook een belangrijk moment om onze vrijwilligers te laten weten hoe waardevol ze zijn’, weet Shanna. Ook op andere momenten wordt die waardering aan vrijwilligers geuit. ‘Denk aan feestdagen en verjaardagen, waar we aandacht aan besteden.’

3. De vrijwilliger werven

Het is belangrijk om vrijwilligers te werven die passen bij de cultuur en waarden van Sint Jacob. Melanie legt uit dat dat de motivatie verhoogt, maar het is ook belangrijk voor het contact met de bewoners. ‘Dat gevoel moet wederzijds zijn. Daarnaast krijgen vrijwilligers natuurlijk een vast aanspreekpunt en zetten we in op open communicatie.’

4. De vrijwilliger trainen

Vrijwilligers moeten goed worden begeleid in hun rol. Om die reden worden vrijwilligers bij Sint Jacob uiteraard ingewerkt, maar veel vrijwilligers willen ook nieuwe dingen leren. Om die reden worden er veel trainingen gegeven, zoals een cursus omgaan met dementie of een informatieochtend over de Wet zorg en dwang. Marjet geeft aan dat RegiCare hierbij ook van waarde is. ‘We kondigen zo’n training via RegiCare aan en met één druk op de knop kunnen vrijwilligers zich aanmelden. Dat is een heel efficiënte manier van werken.’