De vorige gaf Fawzi inspiratie voor een nieuwe visie en missie voor het wijkteam >>

Obeya is Japans voor ‘grote kamer’, maar wordt ook wel vergeleken met een war room of de brug van het schip. De Obeya is altijd een open ruimte, die voor iedereen toegankelijk is. Alle informatie die op dat moment actueel en relevant is, hangt, staat of ligt daar. Hij is herkenbaar aan de schema’s, grafieken en tabellen die aan de muren hangen of op whiteboards staan.

Stakeholders

Stel dat er veel problemen zijn met Marokkaanse jongeren in een wijk. Om dit te verbeteren heb je als wijkteam input van verschillende stakeholders nodig. De kennis van jongerenwerkers en politieagenten, de wensen van buurtbewoners en de jongeren zelf en de wijkregisseur die het nieuwe beleid moet gaan communiceren.

Kennis en ideeën spuien

Al het materiaal dat nodig is om het probleem op te lossen komt in de Obeya bij elkaar: overlastmeldingen, plattegronden, foto’s, veiligheidsregels, goede voorbeelden en zo verder. Op de flipovers en whiteboards kunnen wijkteamleden en ketenpartners hun ideeën en kennis spuien, afspraken vastleggen en doelen formuleren. Door op deze manier kennis en ervaring te bundelen, wordt het mogelijk om samen snel de meest efficiënte en soms verrassende oplossingen te vinden.

Voordelen van de Obeya

Werken met een Obeya bespaart tijd omdat wijkteamleden en ketenpartners samenkomen op een plek waar alle informatie al aanwezig is. Acties en beslissingen kunnen genomen worden op basis van feiten en cijfers die aan de muur hangen.

Randvoorwaarden Obeya

De Obeya is, mits goed ingericht en geïmplementeerd, een waardevol middel om als wijkteam de samenwerking te verbeteren en er zorg voor te dragen dat je scherpe doelen snel en zeker haalt. Een goede Obeya voldoet aan de volgende randvoorwaarden:

• Voor een goede inrichting van de Obeya is transparantie nodig. Transparant kunnen en durven zijn over de organisatie van het wijkteam. De Obeya toont de status van lopende processen, verbeterprojecten en de scores van de kritische prestatie indicatoren van het wijkteam ten opzichte van de verwachtingen.
• Veel coördinatoren van wijkteams worden blij van de Obeya door de efficiëntieslagen die het met zich meebrengt. Het kan lange vergaderingen en vele rapportages vervangen. Doordat wijkteamleden en ketenpartners elkaar kort informeren over de belangrijkste zaken, worden beslissingen sneller genomen.
• Als je voor het eerst gaat werken met dit instrument, waak er dan voor het niet direct perfect te willen ontwerpen. Begin simpel. Hang een stuk bruin papier op met daarop losse vellen met getekende grafieken. Op die manier kun je al een hele mooie dialoog over de inhoud voeren.
• Om de Obeya ook echt als cockpit van het wijkteam te laten werken, is het belangrijk dat de Obeya ook na de eerste ontwerpfase snel aangepast kan worden. Is er een extra verbeterprogramma bijgekomen, zijn nieuwe prestatie indicatoren belangrijk geworden en oude niet meer, heb je behoefte aan andere visualisaties, pas het aan! Je stuurt elke week niet alleen je wijkteam sneller naar de doelen, je leert samen ook beter sturen.

Hoe staat het met de overlegstructuur van jullie wijkteam? Voor trouwe lezers van mijn blogs op Zorg+Welzijn bied ik een gratis check-up van jullie overlegstructuur. Interesse? Stuur een e-mail naar f.salih@kennis-express.nl.