Er is geen welzijnsorganisatie die in het leven is geroepen om er een goede registratie op na te houden en dat is maar goed ook. Zorg voor kwetsbare mensen is prioriteit nummer 1, 2 en 3. Toch is een goede registratie nodig om te laten zien wat er is gedaan en om daarvan te leren om het werk te verbeteren. Maar wat is 'het werk'?
De praktijk toont veel voorbeelden waarbij die vraag ‘wat is het werk?’ onvoldoende wordt afgepeld, waardoor automatisering geen echte meerwaarde kan leveren. De automatisering geeft namelijk geen antwoord op deze vragen en is geen duizenddingendoekje dat voor alles een oplossing biedt. Goede automatisering vraagt om visie en vergezichten waarmee verbinding wordt gemaakt met het hier en nu. Het is werk voor visionairs die samenhang creëren tussen strategie, tactiek en activiteiten. Dan ontstaat er een gemeenschappelijke taal in de organisatie waarmee de automatisering ook uit de voeten kan.
Het motto ‘eerst organiseren, dan automatiseren’ is zeker voor welzijnsorganisaties belangrijk omdat de opdracht van welzijn vaak niet eenvoudig te realiseren of eenduidig meetbaar is. Welzijn is geen koekjesfabriek waar meel in gaat en koekjes in allerlei smaken uitkomen. Neem het thema ‘Leefbaarheid en Socialiseren’ als maatschappelijke opgave. Hoe geef je hier in de praktijk handen en voeten aan en welke mensen, middelen en methoden zijn dan nodig?
Het uiteenrafelen van zo’n thema is een tour de force van de eerste orde. Maar noodzakelijk om de organisatie in te richten, medewerkers toe te rusten, middelen in te zetten, methoden te kiezen en zinvol te verantwoorden. Pas daarna kan automatisering een bijdrage leveren om werkprocessen te ondersteunen en goede informatie te krijgen. Dit is niet te danken aan de automatisering, maar komt volledig op het conto van de visionairs die ‘het organiseren’ goed hebben doordacht en afgestemd met de interne en externe omgeving.
‘Eerst organiseren’ is een noodzakelijke stap om succesvol te automatiseren. In dat proces moet een complexe werkelijkheid worden vertaald naar concrete oplossingen. Politieke tegenstellingen overbruggen, prestiges overwinnen en heilige huisjes afbreken, het hoort er allemaal bij. Soms is het speelveld overzichtelijk en gaat het proces snel. Soms ook niet en moet het water eerst aan de lippen staan. Dan is een beautiful crisis nodig om echt te veranderen, echt te organiseren.
Pas als al deze noten zijn gekraakt, heeft automatisering kans van slagen, mits het eigenaarschap goed geborgd is. De eigenaar neemt mensen op sleeptouw om nieuwe werkwijzen te adopteren. Inhoudelijk is dat sleeptouw de missie, strategie en doelstelling van de organisatie.
Naarmate het sleeptouw krachtiger en duidelijker is, brengt het meer mensen in beweging en zijn resultaten beter zichtbaar.
Piet de Groot is directeur en mede-oprichter van AdSysCo, www.adsysco.nl
