We zijn al weer enige tijd gewend aan het aanbestedingsproces. Maar wat maakt een aanbesteding succesvol? Dat kan liggen aan een aantal factoren. De organisatie heeft veel ervaring opgebouwd, heeft veel kennis in huis of komt met een ‘goede’ prijs. De kans is groot dat de aanbestedende dienst de opdracht gunt wanneer aan bovenstaande factoren wordt voldaan.

Duister spel
Maar zo gaat het niet altijd. Ondanks de kwaliteiten en de goede prijs gaat de opdracht ook wel eens naar de concurrentie. We geven dan graag de schuld aan de aanbestedende dienst (zij zien niet hoe goed we zijn), de contactpersonen of een duister politiek spel. Soms is de teleurstelling zó groot en vinden we de beslissing zó onterecht dat de juristen het uit moeten vechten.

De teleurstelling en de pijn (de opdracht zorgt voor een belangrijk deel van de inkomsten) leggen vaak het echte probleem niet bloot. Dat is heel begrijpelijk. Veel organisaties lijden aan een zekere mate van bedrijfsblindheid. Het is daarom aan te bevelen om buitenstaanders naar de aanbesteding te laten kijken. Gelukkig gebeurt dat ook steeds meer.

Scherpe blik
Beter is het om die scherpe blik zelf te ontwikkelen. Hoe neem je afstand van je eigen organisatie en kijk je met de ogen van de aanbestedende dienst? Wat willen zij in de aanbesteding lezen?

Stel de aanbestedende dienst vraagt om het opzetten van een decentrale organisatie om bijvoorbeeld bewonersgroepen beter te ondersteunen of hulpmiddelen dichter bij de aanvragers te brengen. Voor de organisatie is die decentrale organisatie nog niet op orde, maar u heeft er alle vertrouwen in dat het wel goed komt als u eenmaal de opdracht krijgt.

Dat is een denkfout. De aanbestedende dienst wil zéker weten dat het goed komt en wil dat teruglezen in de aanbesteding. Daarom is het noodzakelijk om in een dergelijke situatie zeer zorgvuldig de verantwoordelijkheden en rollen te beschrijven die bij een nieuwe decentrale organisatie vervuld moeten worden.

Mooi verhaal?
Een ander voorbeeld. De aanbestedende dienst vraagt om een duidelijke visie op het interne opleidingsbeleid. Die vraag wordt niet voor niets gesteld: het gaat om de continuïteit en kwaliteit van de organisatie. Een mooi verhaal is zo geschreven, maar een kritische lezer zal al snel doorhebben dat die visie wel in de hoofden aanwezig is, maar zeker niet geborgd in de organisatie.

Transparantie is het toverwoord. Kijk met de ogen van de aanbestedende dienst. Zou u met mooie woorden en vage termen afgescheept willen worden? Nee. Hoe zorgt u ervoor dat uw aanbesteding transparant is?

Geen knip- en plakwerk
In de eerste plaats is het belangrijk om de tijd te nemen voor de uiteindelijke tekst. Een aanbesteding is geen invuloefening en zeker geen knip- en plakwerk uit een vorige offerte. Iedere aanbesteding is nieuw en moet kritische bekeken worden. Wat wordt er werkelijk gevraagd en hoe geeft u daar antwoord op?

Aantonen van visie
Ten tweede moet het helder zijn dat uw visie aansluit bij de visie van de aanbestedende dienst. Kent u die visie en weet u op de juiste wijze daar op aan te sluiten? Snapt u dat kleine dingen –zoals een uitgekristalliseerde, werkbare en klantvriendelijke klachtenprocedure- heel belangrijk zijn voor een gemeentelijke dienst. Zij staan immers garant voor het welzijn van alle burgers. Kunt u werkelijk aantonen dat u laagdrempelig bent voor moeilijk bereikbare doelgroepen en hoe verwoordt u dat zó concreet dat het de kritische lezer overtuigt?

Dialoog
Kortom, een aanbesteding is in feite een dialoog met een opdrachtgever. Hoe transparanter de dialoog hoe meer kans dat beide partijen elkaar begrijpen en dus elkaar vinden. U geeft antwoord op de gestelde vraag en meer dan dat. U geeft antwoord op de visie die aan de vraag ten grondslag ligt.

Jeanine Reuver en Jan Michielsen
Adviseurs Aanbestedingen Hendrikx Van der Spek

Bron: Foto: Stock.xchng