‘Bijeenkomen om iets te bespreken, om besluiten te nemen’. Zo omschrijft Van Dale het woord vergaderen. Ervaring van veel medewerkers en leidinggevenden leert het tegenovergestelde. Vergaderingen zijn vaak (on)bewust een monoloog van het management of het podium van ‘goed gebekte’ collega’s.

Met deze 9,5 alternatieven voor vergaderingen verbetert u de kennisuitwisseling tussen collega’s. U draagt bij aan een betere besluitvorming en zorgt ervoor dat iedereen met meer plezier bijeenkomt.

1. STOP met vergaderen
Ja, u leest het goed. Stop met de ‘gebruikelijke’ vergaderingen en overleggen. Niemand vindt het leuk en het levert weinig op. Roep collega’s alleen bij elkaar als u een duidelijk doel heeft. Bijvoorbeeld samen nadenken over de start van een project. Geef in de uitnodiging aan wat de bedoeling is en noem het vooral géén vergadering of overleg. Verban deze twee woorden uit uw organisatie.

2. Blijf staan
Zet de stoelen aan de kant en laat iedereen staan. Bespreek vervolgens wat u wilt bespreken en kom direct tot beslissingen. Belangrijk is dat deelnemers niet op individuele knelpunten ingaan. Dit kan na afloop in een kleiner verband. Wist u dat blijven staan leidt tot een snellere besluitvorming? Dit blijkt uit onderzoek van TNO. Bovendien voorkomt het RSI en houdt het deelnemers fitter.

3. Ga wandelen
Doe de jassen aan en ga met elkaar naar buiten. Bespreek al wandelend uw punten met elkaar. U zult versteld staan. Door de frisse buitenlucht komt u tot nieuwe inzichten. Bijkomend voordeel: u haalt zonder veel moeite de beweegnorm van 30 minuten per dag!

4. Denk creatief
Zoekt u nieuwe ideeën of inzichten? Maak dan gebruik van creatieve denktechnieken, zoals brainstormen of de denkhoeden van Edward de Bono. Weet u niet hoe dit moet? Vraag het aan een ter zake kundige collega of huur desnoods iemand in. Ideeën verzamelen kan ook makkelijk zonder bij elkaar te komen. Hang bijvoorbeeld een flap in de gang op en vraag iedereen zijn ideeën of inzichten op te schrijven.

5. Go digital
Maak gebruik van Skype, Google Hangouts of een andere tool om zaken in kleiner verband met elkaar te bespreken. Dit bespaart kostbare reistijd en werkt sneller dan elkaar fysiek ontmoeten.

6. Verzorg een kennisontbijt
Bespreek tijdens een kennisontbijt nieuwe vakontwikkelingen met elkaar of nodig een expert uit om een onderwerp uit te diepen. Door de hectiek van alledag komt dit er vaak niet van. Het kennisontbijt is een leuke manier om de werkdag te beginnen.

7. Bied ruimte voor een Peer Assist
Hoe vaak komt het niet voor dat collega’s kennis van elkaar nodig hebben? Bijvoorbeeld bij het schrijven van een notitie. Met behulp van een Peer Assist legt een collega een vraag of situatie voor aan een groep collega’s die daar relevante kennis of ervaring mee hebben.

8. Bundel MT-nieuws
Breng één keer per maand een nieuwsbrief uit met mededelingen uit het management. Licht deze informatie alleen mondeling toe als het strikt noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij ingrijpende veranderingen. Voor al het overige kan iedereen de nieuwsbrief lezen. Uw collega’s vragen het wel als ze behoefte hebben aan meer informatie.

9. Leer van het Amerikaanse leger
Organiseer aan het einde van ieder project een evaluatie. Een eenvoudige methode is de After Action Review van de Amerikaanse strijdkrachten. De methode bestaat uit vier vragen:
1. Wat had er moeten gebeuren?

2. Wat is er werkelijk gebeurd?
3. Waarom waren er verschillen?
4. Wat kunnen we van deze ervaring leren?

Alternatief 9,5?
Ik moet u helaas teleurstellen. Alternatief 9½ bestaat nog niet en is aan u om te bedenken. Stuur uw alternatieven naar fawzi.salih@k2.nl. Met uw hulp kan ik binnenkort nog meer alternatieven publiceren, zodat overleggen in Zorg en Welzijn in 2014 weer leuk wordt.

Fawzi Salih werkt als informatiespecialist bij K2 Brabants Kenniscentrum Jeugd. Hij  biedt gemeenten en uitvoeringsinstellingen in het jeugddomein de juiste verrijkte kennis op het juiste moment.