Nu we zo’n zeven weken in de online modus leven, hebben de meesten van ons een digitale routine in de samenwerking gevonden. We treffen elkaar nu vaker even kort en met gezonde regelmaat in een video call met collega’s. Sommige besprekingen lijken online zelfs effectiever te verlopen. Maar let op: online vergaderen vergt wel een andere houding en ander voorzitterschap.

Luisteren

Online vergaderen vraagt bijvoorbeeld dat je meer luistert en minder reageert op alles wat er gezegd wordt. Dat brengt meer rust en gelijkwaardigheid aan inbreng. Met goed technisch voorzitterschap en etherdiscipline gedijen de meest teams vrij aardig. Zeker als het over bekend terrein is. Dat wordt echter lastiger zodra vraagstukken complexer van aard zijn.

Complexe vragen

Als we het hebben over de toekomst, dan bewegen ons op dit moment letterlijk en figuurlijk op onbekend terrein. Wie weet hoe we er volgend jaar voorstaan? Dit zijn onderwerpen die je als team minder op de automatische piloot kunt bespreken. Wanneer je nu plannen maakt, is het niet verstandig om verder te lopen op de bekende weg. Het is zoeken naar een nieuw pad, vertrouwde structuren loslaten en uit onze comfortzone stappen.

Stilte

Die zoektocht kost tijd en energie. In de teams die wij begeleiden zien we dat die onzekerheid, gecombineerd met het online vergaderen waarin je meer luistert en minder reageert op alles, ervoor kan zorgen dat professionals zich minder vrij voelen om alles wat in hen opkomt te delen.

Staccato meningen

Voorzitters van vergaderingen hebben daardoor niet genoeg aan puur technisch voorzitterschap. Dat kan namelijk resulteren in het staccato delen van meningen, zonder een discussie of zelfs zonder een eindstation. Het gevaar dreigt dat de een of ander in stilte afhaakt zonder dat dit zichtbaar is.

Nieuw ritme

Wat nu helpt is om samen te vertragen, en plannen en focus te herijken. Zoeken naar wat past bij de nieuwe situatie. Zo kun je samen een nieuw ritme vinden. Het starten met een goede check in is daarbij van toegevoegde waarde. Daardoor heb je gelijk iedereen aan boord. Je maakt tijd om van alle teamleden te horen hoe hij of zij nu in de wedstrijd zit en er is gelijk ruimte voor de verschillen in mening, ideeën en opvattingen.

Navigeren

En dan nog is het lastig om te coördineren tussen en met de verschillen binnen het team. Teamleiders moeten zich extra inspannen om te navigeren op deze dynamiek. Je mist de onderlinge interacties, de non-verbale signalen en onbewuste afstemming die je in het oude normaal richting gaven om meer of minder te gaan bijsturen.

Lef

Tenslotte is er lef nodig om ook nu op afstand en in een beperkt visueel systeem irritaties en emoties te bespreken en twijfel over eventuele voorgenomen besluiten of voorstellen expliciet te maken. Echter wanneer je stuurt op openheid voor het goede gesprek op afstand, voelen teamleden zich betrokken.

Marathon

We realiseren ons dat dat veel teams nu een marathon lopen. Maar anders dan bij een gewone marathon weten we nu niet waar de finish is. Dat is een uitdaging die veel eist van ieder individu zelfs van een ervaren hardloper. Het vraagt om het vinden van een gezond ritme zodat je je energie goed kan verdelen. Zodat je ook op afstand in overleggen tot het juiste tempo en intensiteit kan komen. Zo haal je het beste uit jezelf en elkaar.

Britta Lassen schreef dit artikel samen met Jantien Martin. Beiden zijn ervaren teamcoaches en begeleiden Leiderschapsprogramma’s.