De vorige keer blogde Anita over hoe je de ideale kanteling bereikt >>
Ik ben een voorstander van creatiever overleg waardoor je tijd en ruimte creëert om elkaar echt te ontmoeten en ook die teamvisie nog door te ontwikkelen! In deze blog geef ik je vijf concrete opties om effectief en creatief je wijkteamoverleg ’te kantelen’:

Tip 1. Een goed begin is het halve werk

Organiseer voor elk teamoverleg een kwartier inlooptijd waarbij de koffie of thee klaarstaat en je elkaar (het liefst aan een statafel) ontmoet. Je stemt direct wat kleine regelzaken af met je collega’s en de teamvoorzitter inventariseert de ingebrachte onderwerpen en de voorbereide casuïstiek. Onvoorbereide casuïstiek komt het overleg niet in; daar val je je collega’s niet mee lastig. Ter plekke bespreken de aanwezigen de prioritering en de agenda van de onderwerpen en het werkoverleg kan stipt op tijd beginnen. Zo beloon je degene die op tijd zijn!  Super enthousiaste teams kunnen hier nog een ‘ideeënticket’ aan toevoegen: iedereen brengt een ticket met een nieuw idee of suggestie mee: zonder kom je gewoonweg de vergadering niet in. Het overleg start direct met het delen van deze ideeën. Reken maar dat je je beter voorbereidt en vaker op tijd bent om de agenda te beïnvloeden!

Tip 2. Beëindig het getouwtrek tussen het complexe werk en de waan van de dag

In aanvulling op de eerste actie: maak in elk teamoverleg een onderscheid tussen de ‘waan van de dag’ en de ‘complexe zaken’. Bepaal al aan die statafel welke onderwerpen waarin thuishoren. Een paar keer per jaar spreek je samen af hoeveel tijd je aan de ‘waan van de dag’ en hoeveel tijd je aan ‘complexe zaken’ wilt besteden per overleg. Elke vergadering heeft een notulist/ tijdbewaker die deze tijdsindeling bewaakt. Op die manier train je als team het maken van onderscheid tussen ‘de waan en complex’, maar ook het effectief indelen van je tijd.

Tip 3. Gebruik brainstormtechnieken

Gebruik voor de complexe zaken geregeld een brainstormtechniek om te voorkomen dat je lang in cirkels over hetzelfde blijft praten. Het is niet voor niets een complexe zaak. Bedenk eens hoe jouw ‘held’ het zou oplossen. Dan bedoel ik nu eens niet je zeer gewaardeerde collega, maar bijvoorbeeld je striphelden Kwik, Kwek en Kwak! Die hebben eigenschappen als: brutaal, beetje stout, ze zijn doortastend en verontwaardigd. Hoe zouden zij dit complexe vraagstuk met behulp van die specifieke eigenschappen benaderen? Deze manier van kijken levert ongetwijfeld een andere, meer luchtige én oplossingsgerichte blik op het complexe probleem waardoor je sneller een ander perspectief krijgt.

Tip 4. Organiseer wijknetwerklunches

Organiseer tweewekelijks (of vaker) een creatieve lunchmeeting waarbij ieder teamlid een hoofdstuk van een creatief boek presenteert. Of je nodigt iemand van een wijkorganisatie of -bedrijf uit om iets mee uit te wisselen over een bepaalde doelgroep/problematiek. Op die manier kun je het aangename met het nuttige prima verenigen!

Tip 5. Gebruik de zomerstop als frisse wind

Gebruik de zomervakantie als natuurlijke overlegstop om direct daarna, als verfrissende wind, één of meer van bovenstaande opties in te voeren!

Anita van der Zwaan werkt nu voor K2 Brabant Kenniscentrum Jeugd. Zij begeleidt gemeenten, instellingen en wijkteams bij de implementatie van de kanteling.