Het is een interessante mentale oefening je te verbeelden dat zo’n 30 procent van de medewerkers uitvalt en te onderzoeken wat dit betekent voor je bedrijfsvoering. De corebussiness van de jeugdzorgtak bij Altra is hulpverlening. Dit proces kan onder druk komen te staan bij te weinig personeel. Daarbij gaat het om persoonlijke problematiek van ouders en kinderen en zo’n verhaal is niet zomaar over te dragen aan een andere maatschappelijk werker. Daarnaast hebben we veel groepsgebonden voorzieningen en dat is ook lastig als er te veel medewerkers uitvallen. Al zullen er ook klanten ziek worden en er minder kinderen zijn.

Wij hebben de veiligheid van de kinderen als vertrekpunt genomen. Immers, dit is een criterium op basis waarvan je kunt besluiten in hoeverre de hulpverlening intensief op gang dient te blijven of dat het wel even een tandje minder kan als er te weinig mensen zijn.
Dit houdt in de praktijk in, dat de kinderen waarbij de risico’s op korte termijn ten aanzien van hun veiligheid het hoogst zijn het langst en het meest intensief hulp blijven krijgen. Doelstelling is om zo maximaal mogelijk zicht te blijven houden op de gezinssituatie. Desnoods door hulpverleners met een taxi rond te rijden langs de klanten.

Als vanzelf ontstaan er dan criteria om besluiten te nemen. Bijvoorbeeld de 24uurs voorzieningen van Altra met jonge kinderen krijgen dan altijd voorrang. Immers deze kinderen krijgen onze zorg. Zo is de hele lijst met hulpvormen afgewerkt.

Interessant in deze exercitie is dat je je realiseert wat een systeem een organisatie is en dat als je er cruciale mensen tussenuit haalt het systeem kan vastlopen. Denk bijvoorbeeld alleen al aan de machtigingen die verleend dienen te worden aan hulpverleners om in bepaalde elektronische dossiers te mogen. Iemand kan immers het werk van een ander over moeten nemen. Stel je nu voor dat net die ene cruciale persoon die de machtigingen verleent ziek wordt? En de twee vervangers ook? En zo kwamen we nog vele vraagstukken tegen en werden evenzoveel oplossingen gevonden.

Welnu, de tissueboxen, schoonmaakmiddelen, desinfecterende zeep en genoeg briefpapier om
alle klanten en personeel te informeren zijn besteld. De interne communicatiesystemen zijn up to date en de adressenbestanden bijgewerkt. Het crisisteam is benoemd. We hebben ons opgemaakt voor een periode met een hoog ziekteverzuim onder zowel de medewerkers en de cliënten en zijn er van overtuigd dat het allemaal wel op de pootjes terecht zal komen.

Je gaat bijna hopen dat we er wel iets van nodig hebben om te kijken of we het goed bedacht hebben. Maar goed laat het maar niet zo ver komen want stevig de griep krijgen is een heel vervelende ervaring en met wat pech ben ik zelf aan de beurt.

Jacko van der Meulen (1971) is werkzaam als regiomanager bij Altra, een organisatie voor geïndiceerde jeugdzorg en speciaal onderwijs actief in de regio Amsterdam. Zijn werkervaring ligt op het terrein van jeugdzorg, LVG problematiek en arbeidsmarktbeleid in het publieke domein.