De omroep NTR is onlangs begonnen met een nieuwe serie van “Kijken in de ziel”, waarin Coen Verbraak praat met topondernemers. Na de eerste uitzending is bij mij een item blijven hangen. Het kwam er op neer dat de mate van gastvrijheid en de sfeer binnen een organisatie al direct voelbaar is bij binnenkomst van het gebouw. De receptionist(e) die je (hopelijk) te woord staat, de mate van orde en rust die er heerst, de blikken van de mensen die er rondlopen. Ze geven weer hoe er met elkaar wordt omgegaan en dus ook met u wordt omgegaan.
Bijna iedereen kent wel het voorbeeld van een ongeïnteresseerde receptionist(e) die, terwijl je zichtbaar staat te wachten, ongebreideld tegen een nog minder geïnteresseerde collega zit te vertellen hoe fijn haar vakantie op Isla Margarita wel niet was, en dat ze het liefst zo weer terug zou gaan.
Ik moest hier aan denken omdat de afdeling waar ik werk als manager werk, binnenkort zal verhuizen naar een nieuw pand. Helemaal rouwig ben ik hier niet om. Ik ben namelijk niet tevreden over het huidige pand, ik vind deze niet gastvrij genoeg. Zo is er bij binnenkomst geen receptie op de begane grond, maar moet je eerst door een draaideur (als deze het doet) om vervolgens een lift binnen te stappen (als deze het doet), om op de vijfde verdieping, na het openen van een deur, bij de receptie aan te kunnen geven dat je bent gearriveerd. Een cliënt is dus al vier deuren gepasseerd voordat hij de receptioniste een fatsoenlijke vraag kan stellen.
Toen ik afstudeerde op de HBO-V in Enschede ging mijn eindscriptie over het ervaren van persoonlijke ruimte binnen een forensisch psychiatrische setting. Over het onderwerp persoonlijke ruimte en een gerelateerd onderwerp als privacy is redelijk veel te vinden. Ons welbevinden wordt voor een groot deel bepaald door zaken als het ervaren van persoonlijke ruimte en de non-verbale signalen die anderen afgeven.
Iedereen wil worden gezien. Dit geldt voor zowel cliënten als werknemers. Hoe welkom voelt iemand zich die vier deuren door moet om zich vervolgens te kunnen melden bij de balie van een zorgafdeling?
Een werknemer wil zich ook prettig voelen. Werkt u in een kantoorruimte? Mag u daar uw eigen spulletjes neerzetten of werkt u op een flexplek? Hoe ziet bij u de entree eruit? En de openbare ruimtes? Is het een beetje schoon en opgeruimd? Kan er gelachen worden op de afdeling? Ik kreeg van de week de vraag van een collega of ik haar plantje wilde verzorgen tijdens haar vakantie. Ik ben benieuwd hoe ze zal reageren bij terugkomst van haar reis naar de tropische regenwouden van Brazilië. Ik heb haar plantje namelijk laten inslapen. Toen ik hem kreeg zaten aan de dor ogende takjes nog welgeteld 6 blaadjes. Ik werd er spontaan depressief van. Om cliënten bij voorbaat niet bloot te stellen aan dit gevaar heb ik met pijn in het hart de moeilijke beslissing genomen.
Wat ik met voorgaande wil verduidelijken is het belang van bewustwording van het feit dat het gebruik van ruimte en de non-verbale communicatie van mensen zo enorm van belang is binnen een organisatie. Voor u zelf en voor uw klanten/cliënten/patiënten. Ik ben trouwens benieuwd hoe dit op de werkplek van de heer Teeven en mevrouw Schippers is.
