Er moet afgestemd worden, er moet draagvlak gecreëerd worden, er moet visie ontwikkeld worden, er moeten spijkers met koppen geslagen worden, er moet inspraak geregeld worden, er moet een mening gevormd worden, er moet geïmplementeerd worden en ‘het is tijd dat we weer eens bij elkaar komen’. Waar een vergadering ook verder toe leidt, tot een vervolgafspraak leidt ‘ie bijna altijd.
Natuurlijk, wij mensen hebben een behoorlijk ontwikkeld taal- en spraaksysteem. Het ligt voor de hand dat we in de communicatie met elkaar daar gebruik van maken, ook in ons werk. Bovendien worden we overspoeld met documenten. (Ik ga er voor het gemak maar even vanuit dat we ‘onder elkaar’ zijn, en dat uw werkpraktijk er niet zo veel anders uitziet dan die van mij).
Woorden dus. Zo’n document gaan we niet alleen met woorden te lijf, maar hebben we ook de neiging om dat met ongeveer dezelfde woorden te doen als die al in het document staan. Soms is dat nodig om elkaar te begrijpen en vervolgens samen in actie te komen. Maar vaak wisselen we slechts bekende formules uit, begrijpen we elkaar niet beter dan vóór de vergadering en hebben we een eventuele actie eerder voor ons uit geschoven dan bevorderd. Dat is niet altijd opzet hoor. Er hoeft niet per se sprake te zijn van ontwijkend gedrag of vertragingstactieken; we weten gewoon niet beter.
Ik ben niet zo veel anders dan de rest. Soms probeer ik wel eens wat. Dan open ik een studiedag door een erotisch verhaal van Lydia Rood voor te lezen (omdat ik het thema verleiding aan de orde wil stellen), of ik begin een bijeenkomst met de vraag of iedereen wel bij de goede vergadering zit, en of het gelukt is om bij binnenkomst de sores van alledag een beetje buiten de deur te houden.
Het zijn kleine dingen. Ik heb ondervonden dat één-op-één interviews in sommige gevallen veel meer opleveren dan een ellenlange vergadering met al die mensen bij elkaar. Bij een bijeenkomst die ik onlangs leidde heb ik bemerkt dat een fysieke opstelling (bepaal je positie ten opzichte van de anderen) ons veel meer vertelde over onderlinge bekendheid en samenwerking dan het obligate ‘voorstelrondje’.
En gelukkig heb ik collega’s die daar nog veel creatiever in zijn. Zo zijn er die zich verdiepen in de methodiek storytelling om ervaringen, standpunten en dromen boven tafel te krijgen. Anderen hanteren Appreciative Inquiery (Waarderend Onderzoeken) om het goede in een organisatie of netwerk naar boven te halen. Laatst hebben we een animatiefilmpje gemaakt om een complexe situatie voor de opdrachtgever te verhelderen.
Op gezette tijden organiseren we een online chatsessie met betrokkenen bij een vraagstuk. Dan zijn ook veertig mensen een uur van hun tijd kwijt, ja, maar ze komen wel allemaal aan het woord en bovendien hoeven ze niet te reizen. Een toenemend aantal collega’s is actief op social media als LinkedIn en Twitter: snel nieuws delen met gelijkgestemden en geïnteresseerden. Een collega geeft daar zelfs al trainingen in!
Eén advies nog. Voordat u weer een vergaderverzoek de deur uit doet, of als u er een ontvangt, vraag uzelf dan eerst even af: ‘Kan dit niet anders?’ Succes!
Johan adviseert gemeenten over hun lokaal jeugdbeleid. Eerder spitste zich dat toe op de vorming van CJG’s. De laatste jaren heeft hij gemeenten vooral geholpen om zich voor te bereiden op de Transitie Jeugdzorg. Daarnaast heeft hij zich destijds intensief bezig gehouden met de implementatie van het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd en is hij nu nog regelmatig betrokken bij verbeterplannen. Signaleren en transitie komen samen in het Helmondse project ‘Oplossingsgericht samenwerken in de wijk’ dat hij samen met een collega uitvoert.
