Na de eerste golf van verontwaardiging over het feit dat de GGZ ter verantwoording werd geroepen, zijn we met zijn allen braaf aan het registreren geslagen. Tijd wordt er geschreven. En hoe! Op de minuut nauwkeurig wordt het bijgehouden: wie doet wat, voor wie, welk werk is er gedaan met welk resultaat en hoe lang heb ik in de auto gezeten op weg naar een ambulante klant. Alles netjes doorgeven aan de financier en klaar zijn we. Toch?

Niet helemaal….ik merk een aantal vreemde maar wel logische bewegingen.

In plaats van dat we gerustgesteld zijn met het feit dat de zorgverzekeraar nu inzicht heeft, raken we in paniek. Want met het openschroeven van de black box wordt vaak duidelijk dat er efficiëntiewinst te behalen valt. En hoe leg je uit dat er in organisaties die met name bezig zouden moeten zijn met verzorgen, verplegen en behandelen er nog bijna de helft van de tijd ‘indirect’ wordt besteed?

Dus wordt er een productietarget geïntroduceerd door de manager van de ggz- instelling. Laten we hem haalbaar inzetten, wordt er gedacht: 65% van je tijd moet je declarabel zijn. De andere 35% mag je naar believen coachend, surfend en vergaderend doorbrengen. Als je 65% van de tijd maar hands on problemen aan het oplossen bent en doet waar de zorgverzekeraar je voor betaald.

En dan begint het en worden de verschillen duidelijk. De één reist veel op en neer en zit 50% van de tijd op de weg. Die 65% declarabiliteit is te hoog gegrepen voor hem. Maar het is niet alsof hij 50% van de tijd bezig is met vliegtuigjes vouwen, want die reistijd, daar komt hij niet onderuit. Dus om zijn presteren te verantwoorden, wil hij eigenlijk ook registreren hoe vaak hij onderweg is zodat hij kan aantonen dat het niet aan hem ligt.

De ander is veel meer bezig met projectmanagement dan het hands on helpen met cliënten. Hij haalt de norm 65% ook niet. Omdat ze het gevoel heeft gecontroleerd te worden wil ook hij graag laten zien waar hij, naast het helpen van  cliënten, dan nog allemaal mee bezig is. Hoeveel tijd hij steekt in organisatieontwikkeling, implementatie van zorgpaden en het werken aan onderzoek bij de doelgroep om straks nog beter ‘evidence based’ aan de slag te kunnen…. Al deze activiteiten, moeten ook kunnen worden geregistreerd. Anders is het geschetste beeld niet meer waarheidsgetrouw, niet waar?

De laatste geeft veel korte trainingen aan groepen cliënten. Soms spreekt hij een groep van 70 man een uurtje toe. Dat betekent dat hij minder dan een minuut bezig is met één enkele cliënt. En het systeem dat hij gebruikt om zijn tijd te registreren, registreert alleen tijd wanneer er meer dan een minuut van geïnvesteerd is. Dat betekent dat zijn gewerkte en declarabele uur in het niet verdwijnt. En dat uur is mooi wel gewerkt. Het systeem zou vanaf nu dus ook per seconde moeten meten.

Ik voorzie een toekomst waarin we zelfs gaan registreren hoeveel tijd we spenderen aan het registreren. Als we op deze voet doorgaan, nemen we straks een assistente aan om met ons mee te lopen, die alles tot op de seconde op video vastlegt en registreert wat wij doen. Inclusief toiletbezoek. Kortom: we zijn aan het doorschieten.

De zorgverzekering vraagt om transparantie. De zorgverzekering vraagt wie wat doet en hoe lang en wat dit heeft opgeleverd. De zorgverzekering vraagt efficiënt, kostenbewust en resultaatgericht handelen. Het excessief registreren, dat doen we ons zelf aan. Als je reistijd te lang is, is het wellicht een overweging waard om het proces anders in te richten. Als je veel met andere dingen bezig bent, ben je jouw functie wellicht ontgroeid. Als je een uurtje tijd verliest door de werking van het systeem, kan dat op een totaal van 1200 te investeren uren dan echt kwaad?

Analyses maken mag, graag zelfs. Alleen zo kun je blijven verbeteren. Maar het overdreven registreren, waar we allemaal alleen maar over klagen, zullen we daar gewoon eens mee stoppen?