Astrid Vermeer van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken is organisatieadviseur,  teamcoach en traint teamcoaches die zelfsturende teams begeleiden. Door het komen en gaan van collega’s en het veranderen van de situaties bij cliënten is er altijd beweging in het team. Hierdoor kom je ook steeds andere obstakels tegen, weet Vermeer. ‘Een teamcoach is in die situaties een vraagbaak, een onderzoeker of een mediator. Een persoon waarbij medewerkers zich kwetsbaar op kunnen stellen en terecht kunnen wanneer ze problemen ervaren in het team. Heel belangrijk daarbij: een teamcoach oordeelt en beslist niet.’

Vermeer geeft een aantal tips over hoe om te gaan met veelvoorkomende problemen in zelfsturende teams:

Plan niet alleen zorgtaken maar alle teamtaken in

Uit onderzoek blijkt dat zorgmedewerkers in zelfsturende teams het lastig vinden om een goede balans tussen werk en privé te vinden. Ze moeten meer zelf regelen en de kans is groot dat ze dat meer in eigen tijd doen.  Volgens Vermeer zou dit eigenlijk niks met zelfsturend werken te maken moeten hebben. ‘Als het verkeerd gaat met de balans tussen werk en privé, heeft dat meestal te maken met het inplannen’, meent ze. ‘Dan wordt alleen de tijd waarin men echt met de handen aan het bed staat ingepland. Terwijl er ook andere teamtaken zijn als roosteren, stagiaires begeleiden en contact houden met de huisarts en mantelzorger. Als je daar geen rekening mee houdt, ga je schipperen en werk je snel meer uren dan in je contract staan. Plan dus ál je taken in. En spreek van tevoren goed af hoeveel uren beschikbaar zijn voor andere werkzaamheden dan de zorgtaken.’

Leer hoe je elkaar op de juiste manier kunt aanspreken

Wat Vermeer vaak ziet is dat zorgmedewerkers in zelfsturende teams het moeilijk vinden om elkaar aan te spreken op zaken die niet goed gaan. ‘In een hiërarchische organisatie was er natuurlijk de leidinggevende waar je met je klacht terecht kon, of die je collega op zijn of haar gedrag aansprak. Nu moeten collega’s dat samen doen en dat moet je leren. Hoe doe je dat op een manier waardoor de aangesproken persoon niet gedemotiveerd raakt of meteen de hakken in het zand zet?’

Zorgmedewerkers in zelfsturende teams moeten meer zelf regelen, waardoor het lastig kan zijn om een goede balans tussen werk en privé te vinden. Zorgorganisaties moeten de vinger aan de pols houden bij medewerkers, waarschuwt Anke Valent. Lees hier meer >>

Laat de taken rouleren in het team

Sommige mensen vinden het zo leuk om te roosteren of om een teamvergadering voor te zitten, dat zij bewust of onbewust die taak naar zich toetrekken en dat voor langere tijd gaan doen. Soms tot ergernis van andere collega’s. ‘Het is prima om te doen waar je goed in bent, maar op deze manier loop je het risico dat er weer een hiërarchie ontstaat in het team. Iemand die de roosters indeelt, heeft best veel zeggenschap en invloed. Probeer dit soort taken te laten rouleren. Ook al kan de een het misschien beter dan de ander, het is ook goed om mensen de kans te geven zoiets te leren.’

Let op de blinde vlekken in het werk

Soms zien buitenstaanders meer dan de teamleden zelf. Een bepaalde manier van werken, kan zorgen voor blinde vlekken. Volgens Vermeer kan een teamcoach bijvoorbeeld ontdekken dat de productiviteit van een team vrij laag ligt, terwijl alle zorgmedewerkers ‘zich uit de naad werken’. Het team ziet het niet, maar merkt het wel. ‘Dan gaat er iets verkeerd. Een coach kan het team motiveren om te onderzoeken waar dat aan ligt. Bijvoorbeeld omdat de teamleden te veel uren spenderen aan bepaalde organisatorische taken, terwijl voor die taak minder uren zijn begroot. Of het probleem heeft een logistieke reden; de routes die de zorgmedewerkers nemen om de zorg aan de cliënten thuis te geven, kosten te veel tijd en kunnen beter ingedeeld worden.’

Heb respect voor elkaar in het team

Vermeer merkt wel eens dat de hoger opgeleide collega’s in het team vooroordelen hebben over de lager opgeleiden. ‘Zij denken dat hun collega’s bepaalde taken niet kunnen en spreken hen er ook zo op aan. Deze houding wordt vaak niet geaccepteerd door de lager opgeleiden. Dat belemmert de samenwerking natuurlijk. Terwijl in de praktijk blijkt dat lager opgeleide zorgmedewerkers hun verantwoordelijkheid verrassend goed weten te nemen in het zelfsturende team. Zij hebben heel goed zicht op hun werk. Daarom is het belangrijk om respectvol met elkaar en met verschillen in het team om te gaan.’

Astrid Vermeer schreef samen met Ben Wenting de boeken ‘Zelfsturende teams in de praktijk’ en ‘Coachen van zelfsturende teams – Hoe doe je dat?’.