Frits en Rianne werken op een dagbesteding voor mensen met een verstandelijke beperking. Zij willen graag een arbeidsproject opzetten voor hun zorgorganisatie en hebben een afspraak gemaakt met een bedrijf waarmee ze graag willen samenwerken. De opdracht vanuit de zorgorganisatie is een scherpe prijs af te spreken met het bedrijf en er ook in andere opzichten een gunstige deal uit te slepen.

Voorbereid

Frits en Rianne hebben zich goed voorbereid op het gesprek. Althans, dat denken ze. Het gesprek loopt heel anders dan ze zich hadden voorgesteld. Het ene na het andere argument dat ze aandragen wordt met het grootste gemak door hun gesprekspartner van tafel geveegd. Hij blijkt goed geïnformeerd over de dagbesteding voor mensen met een verstandelijke beperking en weet waar de zorgorganisatie zich de laatste jaren mee bezig heeft gehouden. Daarnaast heeft hij allerlei informatie paraat over hoe samenwerking tussen bedrijven en zorgorganisaties elders verloopt, informatie die voor Frits en Rianne nieuw is, en blijkt hij ook nog op de hoogte van de financiering in de zorg.

Overdonderd

Frits en Rianne laten zich overdonderen door de gedetailleerde informatie waarmee hun gesprekspartner zijn idee over de samenwerking onderbouwt. Op de terugreis realiseren ze zich dat ze zelf vooral veel hebben prijsgegeven en toegezegd en dat het de zorgorganisatie meer zal gaan kosten en zij minder te zeggen zullen krijgen dan vooraf gedacht.

Vijf dilemma’s

John Sijnke schrijft in vakblad Activiteitensector in elke onderhandelingssituatie vijf dilemma’s een rol spelen. Vijf gebieden waarop je tijdens een onderhandeling keuzes moet maken: inhoud, macht, klimaat, procedure en achterban. 

Inhoud

• Je bent toegeeflijk, bereid tot concessies en je presenteert je argumenten als discussiepunten, of:
• Je bent redelijk maar standvastig en presenteert je argumenten goed onderbouwd, of:
• Je bent keihard, zeer koppig, tracht de ander onderuit te halen en stelt een ultimatum.

Macht

• Je gebruikt gunstige feiten nauwelijks en je deinst terug voor pressie van je ‘tegenstander’, of:
• Je tracht een zeker evenwicht te bewaren en je staat open voor alternatieven, of:
• Je stelt je als agressief onderhandelaar op; je gaat in de aanval en je hebt de neiging tot dreigen en manipuleren.

Klimaat

• Je wilt innemend zijn, je hebt de neiging tot het maken van grappen en je hebt een afhankelijke houding (jouw belang is ook het mijne), of:
• Je streeft naar een informele relatie, je gebruikt humor op een effectieve manier en je legt de nadruk op wederzijdse afhankelijkheid, of:
• Je stelt je geïrriteerd op, je bent afstandelijk en achterdochtig en je wilt onafhankelijk optreden (wat kan ik hieruit halen).

Procedure

• Je bent actief en improviserend, je staat open voor alternatieven en je zoekt naar achtergrondinformatie, of:
• Je bent vooral rustig en geduldig, of:
• Je bent afwachtend, je stelt je passief en star op en je hebt de neiging om op één punt door te blijven hameren,

Achterban

• Je trekt je weinig aan van je achterban, je neemt de vrijheid van handelen en meet je een onafhankelijk oordeel aan, of:
• Je stelt je op als vertegenwoordiger, je weet daardoor speelruimte te krijgen en je voorkomt dat er ter plekke te hoge verwachtingen ontstaan, of:
• Je voert een instructie uit, je hebt een afgebakend mandaat en je moet voor beslissingen eerst terug naar je achterban.

Onderhandelingsproces

Sijnke: ‘Een goed onderhandelingsproces verloopt altijd volgens een vast schema dat uit een aantal fasen bestaat: de voorbereidingsfase, waarbij je informatie verzamelt en je inleeft in de situatie van de ander, de openingsfase, waarin je duidelijk aangeeft wat je verwacht en waarbij je veel vragen stelt, de onderzoeksfase, waarbij je de behoeften en belangen van de ander peilt en je tracht zijn of haar vertrouwen te winnen, de uitwerkingsfase, waarin de feitelijke onderhandeling plaatsvindt met aandacht voor de hierboven beschreven dilemma’s en tot slot de afsluitingsfase waarin de overeenkomst wordt gesloten.’

Marketingstrategie

Sijnke stelt dat het verstandig is om je vooraf op al deze stappen goed voor te bereiden. Bij die voorbereiding stel je doelen vast, schat je je gesprekspartner in, overweeg je welke strategie en welke argumenten je gaat gebruiken en stel je vast met welk resultaat je tevreden bent. ‘De beste onderhandelaars blijken zich vooral in de argumenten van de tegenpartij verdiept te hebben. Door je in zijn positie re verplaatsen, te bedenken wat voor argumenten de ander zou kunnen gebruiken en alvast te overwegen hoe je daarop het beste kunt reageren, kom je minder snel voor verrassingen te staan. Vergelijk het met een succesvolle marketingstrategie: als je iets aan de man wilt brengen, moet je je niet vooral bezig houden met wat jij daar zelf van vindt. Je kunt je beter richten op de behoeften van je potentiele klanten: waar zijn zij gevoelig voor, wanneer zijn zij tevreden, op welke behoefte sluit mijn product aan en hoe kan ik dat het beste voor het voetlicht brengen? Het lijkt misschien kunstmatig, maar in een onderhandeling doe je in feite niets anders dan wat iemand doet die jou iets wil verkopen. Wanneer het de ander lukt jou duidelijk te maken wat je aan het product zou kunnen hebben, ben je sneller geneigd het te kopen.’

Lees het hele artikel in Activiteitensector van juli >>