Aangepast op: 31-10-2019

1              Inleiding

1.1 Dit Privacy Statement (“Statement”) wordt gebruikt door Springer Media B.V. (“Springer”), statutair gevestigd te Houten, kantoorhoudende (3994 DL) aan de Walmolen 1, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder registratienummer 32107635.

1.2 Springer is ‘verwerkersverantwoordelijke’ in het kader van de organisatie van de jaarlijkse uitreiking van de ‘Zorg+Welzijn Award’ (de “Award”) zoals bedoeld in de zin van artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) voor de verwerking van de Persoonsgegevens zoals omschreven in dit Statement. Springer kan worden bereikt door een e-mail te sturen aan sophie.vanhogendorp@bsl.nl.

1.3 Het Statement is bedoeld om uit te leggen waarom en hoe er gegevens die natuurlijke personen identificeren of zouden kunnen identificeren (“Persoonsgegevens”) van u als (potentiële) kandidaat van de Award (de “Kandidaat”) worden verwerkt door Springer als ondersteuning in het kader van de organisatie van de Award. Kandidaten kunnen door derden aangemeld worden voor de Award en vervolgens wordt aan de Kandidaten gevraagd of zij instemmen met deelname aan de Award. Voornoemde toestemming wordt gegeven door middel van een toestemmingsformulier.

1.4 Kandidaten zullen tijdens de Award meewerken aan promofilmpjes en fotoreportages voor de website www.zorgwelzijn.nl en het vakblad ‘Zorg+Welzijn’ en zij zullen daarnaast onder meer worden gepromoot op de website www.zorgwelzijn.nl. De winnaar van de Award neemt deel aan de jury van de Award in het jaar dat volgt op het jaar van de overwinning en ontvangt mooie prijzen.

2              Persoonsgegevens

2.1 Springer verwerkt Persoonsgegevens van u. Er zijn drie fasen die in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens van de Kandidaat van elkaar onderscheiden kunnen worden:

1. Voordrachtfase: dit is de fase waarin een derde de Kandidaat aanmeldt die naar zijn/haar mening in aanmerking dient te komen voor een Zorg+Welzijn Award. Het is in deze fase ook mogelijk dat een Kandidaat zichzelf voordraagt;
2. Nominatiefase: in deze fase wordt door Springer contact gezocht met de Kandidaat om hem/haar te informeren over het feit dat iemand hem/haar heeft genomineerd en om toestemming te vragen voor daadwerkelijke kandidaatstelling voor de Award door middel van een toestemmingsformulier;
3. Genomineerdenfase: in deze fase wordt door de jury namens Springer een selectie gemaakt van de kandidaten en worden winnaars bepaald door de jury (50%) en door publiek (50%).

2.2 De Persoonsgegevens die Springer tijdens de Voordrachtfase van voordrager en voorgedragene verwerkt, zijn:

2.2.1 Voor- en achternaam;
2.2.2 (zakelijk) telefoonnummer en (zakelijke) e-mailadres.
2.3 Naast deze Persoonsgegevens worden de volgende Persoonsgegevens door Springer verwerkt in de Nominatiefase en de Genomineerdenfase:
2.3.1 (zakelijke) contactgegevens en (zakelijke) adresgegevens;
2.3.2 De gegevens van de organisatie waar u in dienst bent;
2.3.3 De functies en nevenfuncties die u vervult;
2.3.4 Informatie uit de voordracht die de criteria voor de Award ondersteunen;
2.3.5 Foto en filmmateriaal in diverse, voor de Award relevante, media.  

Het verstrekken van de Persoonsgegevens onder 2.2 is noodzakelijk om genomineerd te kunnen worden voor de Award. Het verstrekken van de Persoonsgegevens onder 2.3 is een noodzakelijk voor de organisatie van en deelname aan de Award.

3              Bronnen

3.1 Springer verzamelt Persoonsgegevens die worden aangeleverd door de voordrager, de referenten, de contactpersoon uit de organisatie, door de Kandidaat en/of door deze zelf te verzamelen, onder meer uit openbare bronnen.

4              Doeleinden en grondslagen voor de verzameling van Persoonsgegevens

4.1 Springer verwerkt Persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

4.1.1 Om de Award te kunnen organiseren.

Het verwerken van Persoonsgegevens van de Kandidaat in de Voordrachtfase is noodzakelijk om:

• De aanmelding van de Kandidaat te kunnen verwerken;
• Ervoor te zorgen dat de Kandidaat benaderd kan worden met de vraag of deze deel wil nemen aan de Award;

Het verwerken van Persoonsgegevens van de Kandidaat in de Nominatiefase en Genomineerdenfase is noodzakelijk om:

• De Kandidaat deel te laten nemen aan de Award;
• Om een selectie te maken van de Kandidaten en winnaars van de Award uit te roepen;
• Om de Award te promoten en onder de aandacht te brengen bij het publiek
• Indien de Kandidaat wint, om extern te communiceren en te publiceren dat de Kandidaat de winnaar is.

4.2 Springer verzamelt Persoonsgegevens op basis van de navolgende grondslagen:

4.2.1 Met betrekking tot de Voordrachtfase en de Nominatiefase: op basis van het gerechtvaardigd belang om de Award te organiseren om het belang van een sterk sociaal domein aan te tonen en met die reden van derden Persoonsgegevens van de Kandidaat te ontvangen, behalve wanneer de belangen of de grondrechten van de Kandidaat en fundamentele vrijheden die tot bescherming van Persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen;

4.2.2 Met betrekking tot de Genomineerdenfase: op basis van toestemming van de Kandidaat.

 

5              Retentietijden

5.1 Springer bewaart de verzamelde Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden zoals in dit Statement omschreven te bereiken, tenzij er een wettelijke verplichting voor Springer bestaat om deze Persoonsgegevens langer te bewaren.

5.2

• De gegevens van een voorgedragene die besluit niet deel te nemen aan de Award, zullen binnen 1 maand na verstrijken van de deadline voor deelname aan de Award worden verwijderd. Dit geldt ook voor alle door de voordrager aangeleverde gegevens en de gegevens van de voordrager zelf.

• Over de gegevens van de overige voorgedragenen (niet zijnde genomineerden) geldt het volgende: Springer maakt met de voorgedragenen afspraken over of en onder welke voorwaarden hun gegevens gebruikt mogen worden. Zonder afspraken worden deze binnen twee maanden nadat de Award zijn uitgereikt verwijderd.

5.3 De gegevens van de winnaars en de drie genomineerden worden gelet op promotie van opvolgende awarduitreikingen na deelname tot zeven jaar nadat de betreffende personen de Zorg+Welzijn Award uitgereikt hebben gekregen, verwerkt. Na deze periode vindt bewaring in overleg plaats.

6              Ontvangers, doorgifte en beveiliging

Springer geeft geen Persoonsgegevens door aan derde partijen en niet aan andere landen. Springer hecht grote waarde aan de beveiliging van Persoonsgegevens en heeft hier passende maatregelen en waarborgen voor getroffen. Deze maatregelen voldoen aan de eisen die de AVG hier aan stelt.

7              Rechten

7.1 De AVG geeft betrokkenen, afhankelijk van de situatie en onder voorwaarden, de volgende rechten:

• Het recht om van Springer inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van verwerking te vragen in de Persoonsgegevens; Het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken;

• Het recht van de betrokkene op dataportabiliteit;

• Waar de verwerking gebaseerd is op toestemming: het recht om de toestemming op ieder moment in te trekken, zonder dat er afbreuk wordt gedaan aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór deze intrekking;

• Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

7.2 Springer voert geen automatische besluitvorming, met inbegrip van profilering, uit.

7.3 In de uitvoering van deze rechten is het mogelijk dat Springer verzoekt om specifieke aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie wordt slechts verwerkt met het doel om de genoemde rechten uit te oefenen.

8           Vragen

8.1 Voor vragen over dit Statement of de verwerking van Persoonsgegevens door Springer en voor verzoeken ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Springer via de gegevens zoals vermeld in artikel 1.1 van dit Statement.