Wat je als sociaal professional in welk systeem moet vastleggen, wordt meestal van bovenaf bepaald door de financier, opdrachtgever of organisatie. Movisie onderzoeker Sanneke Verweij vindt het daarom best begrijpelijk dat veel professionals registreren vooral als administratieve last zien. ‘Dat was voor Movisie aanleiding om eens goed in te zoomen: hoe kan monitoring zo ingericht worden dat het juist helpend wordt bij het werk?’

Zinvol voor de inwoners

Voor deze verkenning spraken Verweij en haar collega’s met achttien sociaal professionals en twee beroepsverenigingen. Een belangrijke vraag die Verweij voorlegde aan de professionals was: wanneer zien zij registreren als nuttig? ‘Registreren moet volgens hen zinvol zijn voor de inwoners waarmee ze werken, en het moet de professional zelf ook ondersteunen bij het werk.’ Dit soort cliëntvolgende systemen op het niveau van het individuele traject is wel gangbaar, maar daarmee ben je er als sociaal professional qua registreren vaak nog lang niet.

Controle

De sociaal professionals noemden 26 verschillende registratiesystemen. ‘Een deel van hen moet in meerdere systemen registreren. Naast de cliëntvolgende registraties moeten ze ook vaak zaken rond de voortgang van het ondersteuningsproces vastleggen. Zoals de servicenorm of gespreksverslagen. Dit lijkt vooral te worden ingestoken vanuit controle op het proces. Dat de organisatie informatie in handen heeft bij eventuele klachten en voor de verantwoording naar de financier.’

Manco’s

De huidige registratiesystemen vertonen nogal wat manco’s, zag Verweij. ‘Ze sluiten niet altijd aan bij de werkzaamheden. Bijvoorbeeld dat een jongerenwerker die met groepen werkt hetzelfde moet invullen als de maatschappelijker werker die individueel werkt.’ De professionals hebben naar eigen zeggen ook weinig zicht op wat er gebeurt met de gegevens die zij invoeren. ‘De individuele trajecten kunnen ze meestal zelf wel volgen. Maar de opgetelde resultaten op het niveau van hun eigen caseload, of die van het hele team, die krijgen ze vaak niet terug.’

Geaggregeerde informatie

En daarmee komt Verweij bij de mogelijkheden die er zijn om registreren zinvoller te maken. Organisaties hebben daar de nodige aanknopingspunten voor. En ook als sociaal professional kun je  er zelf invloed op uit oefenen. Professionals in de verkenning geven aan behoefte te hebben aan meer geaggregeerde data. Denk aan informatie over de eigen opgetelde casussen, of die van het wijkteam, of van de vragen die er spelen in de wijk. ‘Vaak valt er uit het bestaande systeem meer te halen dan tot nog toe gebeurt. Vraag in het team of bij de leidinggevende naar wat er allemaal gebeurt met de data. Vraag ook om de geaggregeerde informatie, om daar als team van te kunnen leren.’

Resultaten volgen

Als voorbeeld van een instrument waar data uit gehaald kan worden om de vorderingen bij inwoners te volgen, noemt Verweij de zelfredzaamheidmatrix (ZRM). ‘Met dat instrument zijn de ontwikkelingen in de scores op de verschillende leefgebieden niet alleen op individueel niveau te volgen, maar ook op samengevoegd niveau.’

Ondersteunt het werk

Verweij noemt ook Wat telt als voorbeeld. ‘Een belangrijk verschil met de ZRM is dat de inwoner hierin zelf aangeeft hoe het gaat. Het draait dus niet om feiten, maar om de beleving van de inwoner. Op leefgebieden die voor de inwoner van belang zijn, stelt hij doelen. Daarnaast is er een vraag over de kwaliteit van leven van de inwoner. Dat kun je als professional op individueel en op geaggregeerd niveau monitoren. “Wat telt” ondersteunt dus het werk van de professional, maar biedt ook de organisatie en de gemeente inzicht.’

Cijfers herkennen

Als je de resultaten van alle casussen bij elkaar opgeteld ziet, kun je daar in het teamoverleg samen vragen bij stellen. ‘Herkennen we deze data in ons dagelijkse werk? Kunnen we de cijfers verklaren?’ De data vormen volgens Verweij, samen met de ervaringen, een mooie basis om het gesprek aan te gaan over ontwikkelingen en over wat er goed gaat en wat nog aandacht verdient.

Samen te leren

De data kunnen dus gebruikt worden om samen te leren én verbeteracties uit te voeren en te werken aan kwaliteitsverbetering, stelt Verweij. ‘Stel voortdurend vragen als: Wat kunnen we leren uit de data? Wat gaan we anders, meer of minder doen? Zie je bijvoorbeeld dat de resultaten bij de inwoners tegenvallen, dan kan je bespreken waarom dat zo is, en of je als team wellicht andere expertise of methodieken en instrumenten nodig hebt.’

Gebruikerservaring aanbieden

Gaat je organisatie op enig moment een nieuw monitoringssysteem inrichten, dan kun je als sociaal professional ook verantwoordelijkheid nemen in het keuze- en ontwikkeltraject. Sommige organisaties organiseren die werknemer betrokkenheid uit zichzelf, bijvoorbeeld door ze uit te nodigen voor werkgroepen. Andere werkgevers doen dat niet. In dat geval kun je alsnog wel je gebruikerservaring aanbieden.

Dagelijks gebruiken

Verweij is duidelijk voorstander van die betrokkenheid van medewerkers: ‘Professionals moeten de registratiesystemen dagelijks gebruiken. Om ervoor te zorgen dat monitoring goed aansluit en ook ondersteunend is voor hun dagelijks werk is het van groot belang dat zij betrokken zijn de inrichting van de monitoring.’

Werkbaar houden

Bij het inrichten van het registratiesysteem moeten keuzes worden gemaakt om het werkbaar te houden, benadrukt ze ook. ‘Bepaal dus vooraf welke inhoudelijke resultaten je wilt kunnen volgen. Bepaal ook waarom je überhaupt wilt registeren, wat is het doel: inzicht krijgen, leren, verbeteren en/of verantwoorden? Bepaal ook voor wie je registreert: voor de cliënt, de professional, de organisatie en/of de financier?’

Vraagbaak voor collega’s

Als een nieuw systeem eenmaal geïmplementeerd is, dan is je rol als sociaal professional zeker niet uitgespeeld, stelt Verweij tot slot. ‘Soms houden de betrokken professionals contact met de leverancier, voor de finetuning of eventuele doorontwikkeling van een instrument. En sommigen fungeren ook als vraagbaak voor hun collega’s.’ Al met al heb je als professional dus best veel in handen om het registreren zinvoller te laten zijn.