Maar liefst 37% van de professionele tijd wordt opgegeten door het registreren, aldus Movisie. Dat moet minder, zo is het terechte geluid. Tenminste met 50% is de wens. Als automatiseerder die de dagelijkse registratiepraktijk in het sociaal domein goed kent, ben ik het daar hartgrondig mee eens. Maar 50% reductie vergt wel een ingrijpende verandering. Een kaasschaaf schiet niet op.
Van controleren naar acteren
Rapporteren wordt door 82% van de sociaal werkers als meest belastende administratieve ergernis gezien. Het uniformeren van deze verantwoordingsrapportages is een belangrijke stap in de strijd tegen registratiedruk. We zien namelijk een grote diversiteit in de verantwoordingseisen. Zo komt het regelmatig voor dat een welzijnsorganisatie die voor vijf gemeenten werkt, vijf verschillende rapportages moet opleveren. Het opstellen van een uniforme set aan landelijke verantwoordingseisen is dus essentieel om de registratiedruk te verminderen.
Daarnaast worden gedetailleerde rapportages voor bestuur en management ook vaak genoemd als oorzaak van registratiedruk. Deze verantwoordingsrapportages maskeren niet zelden een inefficiënte organisatie en een gebrek aan vertrouwen, zo stelt het Movisie-rapport. Investeren in de organisatie en het vertrouwen daarin kan de registratiedruk significant verminderen. Zo kan de overstap worden gemaakt van controleren naar acteren.
Automatiseren en registreren
Geïnterviewde sociaal werkers geven ook aan dat registratiesystemen bijdragen aan de registratiedruk. Sociaal werkers moeten namelijk veelal werken in verschillende registratiesystemen. Een gebruiksvriendelijk, overkoepelend systeem kan hierbij de uitkomst bieden. AdSysCo ontwikkelt en implementeert RegiCare, een integraal informatiesysteem rondom alle primaire processen in het sociaal domein. Gegevens eenmaal vastleggen en vervolgens slim gebruiken, dat is het idee en dat idee werkt. Er wordt veel tijd bespaard op het registratiewerk. Zo kunnen we samen op naar 50% reductie in registratietijd.
Van registratiedruk naar registratienut
De grote uitdaging is nu hoe de registraties zo in te richten dat ’druk’ verandert in ’nut’, dus als een meerwaarde in het werk van professionals. De organisatie en het gebruikte registratiesysteem moet hen helpen, zoals een opgeruimde kast voor velen prettiger is dan een puinhoopkast. Dit impliceert dat keuzes gemaakt moeten worden over wat in die kast terecht komt, want voor dat je het weet zit je weer met die verdraaide 37% registratietijd. Het is dus hoog tijd om de handen uit de mouwen te steken en die kast grondig op ruimen.
Piet de Groot
Is directeur en mede-oprichter van AdSysCo, www.adsysco.nl
