Hannah Belliot, wethouder zorg van Amsterdam, wil de gegevens van alle Amsterdamse dak- en thuislozen centraal opslaan. Hiermee kunnen de stad en de hulporganisaties het individuele zorggebruik van de ongeveer tweeduizend daklozen precies in kaart brengen. ‘Daarnaast kunnen opvanginstellingen met een uitgebreid registratiesysteem hun productie verantwoorden en we kunnen kijken of het geld wel goed wordt besteed,’ zegt woordvoerder Jaap Nieuwenhuis. Ook levert de registratie gegevens voor beleidsinformatie voor de gemeente. ‘De gemeente heeft behoefte aan rapportages over trends en ontwikkelingen in de omvang en kenmerken van de populatie. Daarnaast zijn gemeenten ook verplicht om informatie te leveren aan het rijk in het kader van de Monitor Maatschappelijke Opvang.’

Zorg op maat
Belliot spreekt van een digitaal dossier, waarin behalve de persoonsgegevens van dak- en thuislozen ook staat welke zorg en medicatie nodig zijn, hoe lang iemand dakloos is en wat de vaste opvangplek is. En dit dossier moet uiteindelijk door alle instellingen te raadplegen zijn. Want je kunt pas zorg op maat leveren als instellingen weten welke zorg een cliënt nodig heeft, is het idee. Om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen, worden gegevens van verschillende systemen aan elkaar gekoppeld. Bijna alle Amsterdamse opvanginstellingen gebruiken het cliëntregistratiesysteem Clever. Daarnaast heeft GGD Amsterdam een eigen cliëntvolgsysteem, waarin ze samen met de ggz, verslavingszorg en veldwerkzorg (verslaafde) dak- en thuislozen die buiten de instellingen verblijven registreert.

Clever
Gerdine van Harten, informatiemanager bij het Leger des Heils, was betrokken bij de ontwikkeling en invoering van Clever. Clever is een cliëntvolgsysteem waarin cliëntgegevens, hulpverleningstrajecten en andere relevante gegevens per cliënt worden opgenomen. Hierbij staat de hulpvraag van de cliënt centraal. Het systeem registreert en filtert unieke cliënten. Dat voorkomt dubbeltellingen. ‘In 2001 zijn we binnen de opvanginstellingen van het Leger des Heils begonnen met het registratiesysteem. En inmiddels wordt het ook door veel andere opvanginstellingen gebruikt. In dit systeem noteren we tien leefgebieden. Binnen een instelling geeft deze registratie van cliënten een beeld van wat de cliënt nodig heeft aan zorg en begeleiding, maar ook welke problemen er op afdelingen spelen. Het kan ook statistische informatie opleveren. Maar voorwaarde is dan wel dat alle medewerkers de gegevens goed en volledig invullen.’
Het registratiesysteem binnen de instellingen is er, maar voor een volledig beeld van de dak- en thuislozen moeten deze gegevens gekoppeld worden aan registraties uit andere systemen. Van Harten is in gesprek met Amsterdam over hoe je informatie uit verschillende registratiesystemen kunt samenvoegen tot één geheel. ‘In Amsterdam gebruiken al bijna alle instellingen Clever, maar dan heb je dus alleen de cliënten die gebruik maken van de opvang. De zorgmijders zijn dan nog niet in beeld.’

Een digitaal dossier is nu nog niet te maken, zegt Van Harten. ‘Alleen binnen een instelling zijn die gegevens bekend. Wil je tot één stedelijk systeem komen, dan moeten daar nog goede afspraken over gemaakt worden. Want het is natuurlijk onmogelijk dat alle cliëntgegevens door iedereen te bekijken zijn. Daar is nog altijd toestemming van de cliënt voor nodig. Maar los van de privacybescherming, is het nog een hele hoop werk om tot één dossier te komen. Als je informatie echt wilt koppelen, moet je ook dezelfde registratiepunten hanteren.’

Informatieknooppunt
De gemeente Utrecht heeft in 2004 de groep sociaal kwetsbare mensen, waaronder dak- en thuislozen geïndiceerd voor AWBZ-zorg. Ronald Smit was als arts van de GG&GD Utrecht betrokken bij de indicatie. ‘We hebben de indicatieformulieren van het RIO zo veel mogelijk aangepast aan deze doelgroep. In een half jaar tijd hebben we achthonderd mensen kunnen indiceren. Een heel karwei. Want voordat iemand zijn medewerking verleent, moet je eerst een vertrouwensband opbouwen. En vervolgens is het nog maar de vraag of de cliënt ook daadwerkelijk de geplande afspraken nakomt.’ Ruim zeshonderd geïndiceerden kwamen in aanmerking voor AWBZ-zorg. De formulieren liggen nu bij het Trimbos-instituut voor een analyse.

‘Naast de indicatie zelf, kun je de gegevens van de totale groep gebruiken voor het maken van beleid,’ zegt Smit. ‘De gaten in het zorgaanbod komen hiermee duidelijker in beeld. Uiteindelijk streven we, net als Amsterdam, naar een soort informatieknooppunt.’

Om de zorg aan cliënten snel en effectief te kunnen leveren, wordt in Utrecht gewerkt aan de realisatie van het zogenaamde ketenzorginformatieknooppunt. Relevante informatie op hoofdlijnen, samengesteld door een groep bestaande uit verschillende instellingen, is voor iedereen die betrokken is bij de hulpverlening aan deze groep digitaal te zien. Als een hulpverlener informatie over een cliënt wil weten, moet men contact opnemen met zijn casemanager. De cliënt moet hiervoor wel toestemming hebben gegeven. De gemeente Utrecht streeft naar een casemanager voor ieder dak- en thuisloze.

‘Nu ben je cliënten soms kwijt,’ zegt Smit. ‘Als ze hun straf ergens uitzitten, bij een andere instelling slapen of elders verblijven. Met een systeem waar een casemanager altijd weet waar de cliënt is, kun je mensen in beeld houden. Je kunt moeilijk blijven doen over privacy, maar als goede hulpverlening constant stagneert om deze reden, moet je naar oplossingen zoeken. Binnen de wet is best het een en ander mogelijk. Bovendien staat het belang van de cliënt voorop. De gegevens die opvanginstellingen via hun registratiesysteem hebben en die wij als GG&GD hebben verzameld, zou je uiteindelijk graag in één systeem willen hebben. Pas dan heb je een zo volledig mogelijk beeld. Al krijg je de zorgmijders nooit allemaal te pakken.’ Iedereen in beeld krijgen, zoals Amsterdam wil, is volgens Smit een illusie. ‘Alle hulpverleners willen de beste zorg voor hun cliënten, maar een gebrek aan gegevens op de momenten dat je die nodig hebt, zorgt voor een stagnatie in de doorstroom. Mensen komen op de verkeerde plekken terecht, de opvang verstopt. We streven ernaar dat alle betrokkenen in een bepaald systeem aan informatie kunnen komen. Daar werken we aan. Maar je zit met de privacywetgeving. Dat blijft een lastig probleem.’

Centrale regie
Rina Beers van de Federatie Opvang, ziet wel toekomst in een cliëntvolgsysteem. Ze noemt als voorbeeld het digitale cliëntdossier dat in de VS is ingevoerd. Elke betrokken organisatie kan hier inzage krijgen in specifieke gegevens. Beers: ‘Je logt als het ware in op een bepaald niveau van het dossier waar je toestemming voor hebt. Dit kan ook in Nederland, maar daarvoor heb je wel een centrale regie nodig.’

Dat verschillende steden, waaronder Amsterdam en Utrecht, met een eigen registratiesysteem bezig zijn, werkt volgens Beers niet. ‘Want cliënten zitten niet stil, ze verplaatsen zich. Bovendien heb je ook met bovenregionale instellingen te maken. In zo’n digitaal dossier moet duidelijk zijn wie waar ingeschreven staat. Dat kan ook buiten de stad zijn. Een goed werkend cliëntvolgsysteem werkt alleen als je die landelijk invoert.’

Volgens Ronald Smit valt het met het verplaatsen van Utrechtse daklozen wel mee. ‘Tachtig procent van de Utrechtse dak- en thuislozen is honkvast. De overige twintig procent wisselt nog wel eens van stad. Uiteindelijk zou een landelijk cliëntvolgsysteem inderdaad de beste optie zijn. Maar het is in één stad al lastig genoeg om op te zetten. Want behalve registratie moeten alle instellingen en betrokkenen ook goed samenwerken. Bovendien heeft elke stad ook weer zijn eigen problematiek. Het is daarom goed dat elke gemeente eerst in haar eigen regio werkt. Later kun je ooit nog wel eens kijken naar een landelijk systeem.’