Neem het project ‘Jongeren doen gewoon mee!’, dat Mooi Escamp bedacht om jongeren te betrekken bij het vrijwilligerswerk. Een groep jongeren wordt opgeleid tot zogeheten ‘City Soldiers’, die een eigen vrijwilligerscentrale kunnen runnen en andere jongeren naar vrijwilligerswerk bemiddelen.

De Haagse welzijninstelling wil het project voor jongeren van 13 tot 23 jaar onderbrengen bij de eigen vrijwilligerscentrale, die in 2003 van start ging. De jongerenraad in het stadsdeel reageerde enthousiast op het initiatief en HOF, de Haagse organisatie voor vrijwilligerswerk, wilde wel samenwerken rond de werving en de PR. Sinds januari dit jaar hebben zich twaalf jongeren aangemeld om opgeleid te worden tot City Soldier. Nog zo’n driehonderd jongeren toonden belangstelling voor vrijwilligerswerk. Het komt nu aan op het creëren van een ruim aanbod aan vacatures, vertelt Selena van Apeldoorn, fondsenwerver bij Mooi Escamp en betrokken bij de voorbereiding van het project.

Stappenplan
Voor de systematische aanpak van de fondsenwerving ontwikkelde Van Apeldoorn een stappenplan, dat ze ook bij de fondswerving voor ‘Jongeren doen gewoon mee!’ met succes toepaste. Voor dit project haalde Van Apeldoorn 37 duizend euro binnen aan fondsbijdragen.
Het stappenplan waarmee zij werkt, bestaat uit vier onderdelen: analyseer de eigen organisatie, informeer naar de mogelijkheden, maak het projectplan en dien de aanvraag in.

Stap 1. Analyseer de eigen organisatie.
Onderzoek eerst of de doelstelling van het project past bij de doelstellingen van de welzijnsinstelling. De doelstelling ‘Jongeren activeren voor vrijwilligerswerk’ past bijvoorbeeld goed bij de missie van Mooi Escamp, die steeds meer uitgaat van de eigen verantwoordelijkheid.
Van Apeldoorn zoekt verder uit welke afdelingen het project actief kunnen ondersteunen (bijvoorbeeld de afdeling financiën, het projectenbureau, en de verschillende disciplines). Vervolgens analyseert ze de kansen en bedreigingen binnen de organisatie. Zijn er ook weerstanden bij afdelingen die betrokken moeten worden? De presentatie van een nieuw project binnen de eigen organisatie moet daarom goed worden voorbereid, benadrukt Van Apeldoorn. ‘Het gebeurt wel dat de directie iets heel creatiefs bedenkt, maar dat de uitvoering denkt: “Ho, stop”. Het is daarom belangrijk om goed te communiceren over het project, zeker als dat project door een wijkteam uitgevoerd moet worden.’

Stap 2. Informeer naar de mogelijkheden.
Ga op de eerste plaats na of het project überhaupt iets is voor een fonds. Van Apeldoorn bekijkt bij projectvoorstellen altijd eerst of het initiatief niet op een reguliere manier gefinancierd kan worden. Een eigen bijdrage van de welzijnsinstelling in het dekkingsplan – en liefst ook van de gemeente – is meestal noodzakelijk om fondsen te overtuigen van het draagvlak van het project.
Tast de fondsen voor het schrijven van het projectplan af over de kans van slagen van de aanvraag, adviseert Van Apeldoorn. ‘Bij de fondsen waarmee we een goede relatie hebben, steek ik eerst even mijn voelsprieten uit. Ik overleg met de projectadviseurs van de fondsen, vraag of ze nog suggesties hebben.’

Stap 3. Maak het projectplan.
Het projectplan moet antwoorden geven op vragen als: wat is er aan de hand (de probleemstelling), wat is de werkwijze en wie zijn de samenwerkingspartners? Zet de aanleiding uiteen, de doelgroep, de doelstelling, het projectresultaat en de voortgangsbewaking. Neem een activiteitenplan op, waarin de aanpak van het project gedetailleerd in concrete activiteiten wordt beschreven.
Het projectplan ‘Jongeren doen gewoon mee’ vermeldt bijvoorbeeld: ‘De eerste twee maanden van het project zullen in het teken staan van het werven en trainen van jongeren. De training zal gericht zijn op zaken als presentatie, communicatie, public relations en samenwerken. Totaal gaan dus zestien jongeren een jaar lang wervingacties houden. Hun inzet daarbij is gemiddeld acht uur per week.’ Benoem in het projectplan de samenwerkingspartners en voeg de begroting bij.

Stap 4. Dien de aanvraag in.
Hou bij de indiening van de aanvraag rekening met de indieningsperioden. Bij de uitvoering is het van belang de betrokken partijen en fondsen van alle ontwikkelingen goed op de hoogte te houden. Rond het project af met een helder eindverslag, waar uit blijkt hoe het project verlopen is en wat de resultaten zijn (ook foto’s en beeldmateriaal bijvoegen). Van Apeldoorn: ‘Anderen kunnen daarmee weer hun voordeel doen. We doen het natuurlijk allemaal omdat we willen dat het welzijnswerk beter wordt.’
Van Apeldoorn schreef voor het project drie fondsen aan: het VSB Fonds, het Oranje Fonds en het Haags Groene Kruis Fonds. In het dekkingsplan zijn ook bijdragen van de gemeente en van de instelling zelf opgenomen. ‘Een eigen bijdrage is heel belangrijk, want je kan moeilijk aan iemand uitleggen dat het project goed is, als je daar zelf niets voor over hebt. Belangrijk is ook de vermelding van de fondsen die zijn gevraagd een bijdrage te leveren.’

Mooi met Fondsen
Om succesvol fondsen te kunnen werven, zijn zowel een planmatige aanpak als een creatieve geest van belang. Het komt aan op een vernieuwend idee, dat via een goed uitgewerkt plan en met passie aan de man moet worden gebracht. Het projectplan en de presentatie moeten uitstralen dat de instelling zelf ook bereid is veel energie in de nieuwe aanpak te steken. Dat is de invalshoek van fondsenwerver Selena van Apeldoorn van Mooi Escamp en Mooi Laak (in Den Haag) en Mooi Zoetermeer e.o.
Aanleiding voor het project ‘Jongeren doen gewoon mee!’, dat jongeren bij het vrijwilligerswerk moet betrekken, is een onderzoek van de Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) en stichting VrijwilligersManagement (sVM) waaruit blijkt dat jongeren maar drie procent van hun tijd aan vrijwilligerswerk besteden. Terwijl liefst veertig procent van de volwassen Nederlanders zich vrijwillig ergens voor inzet, weten veel jongeren de weg naar het vrijwilligerswerk totaal niet meer te vinden.

Nieuwe projecten kosten veel tijd, aldus Van Apeldoorn over de methodiek Mooi met Fondsen. ‘Begin daarom tijdig. Bij een groot project dat een paar ton kost, moet er bij de diverse beoogde partners worden gelobbyd. Begin bij grote projecten minstens een jaar van tevoren.’
Overvraag fondsen niet, is een ander advies. ‘Als je al een aantal bijdragen hebt gehad, moet je een fonds ook weer even met rust laten. Het is goed om je aanvragen een beetje te spreiden. Maar overdrijf daarin niet; fondsen vinden het steeds minder fijn dat je naar tien verschillende fondsen gaat voor hetzelfde project. Ze willen eigenlijk dat hun bijdrage het verschil maakt.’ Mooi Escamp is een van de eerste welzijnsinstellingen met een eigen fondsenwerver. Naast fondsenwerving is het Van Apeldoorn’s taak de organisatie intern op de nieuwe financieringsbronnen voor te bereiden. Ze geeft trainingen, schrijft nieuwsbrieven en fungeert als helpdesk voor medewerkers die met vernieuwende plannen rondlopen. Fondsenwerving heeft verstrekkende gevolgen, aldus Selena Van Apeldoorn. ‘Als er geld in een bepaald project wordt gestoken kan het betekenen dat op een ander onderdeel weer wordt gekort. Kortom, je moet je inspannen om de hele organisatie ervan te overtuigen dat het goed is dat je het doet. Dat is een hele kluif. Welzijnswerk wordt al heel lang op een standaard manier uitgevoerd, dat verandert maar langzaam.’