Instellingen kunnen niet langer uitsluitend ieder voor

zich de gegevens van cliënten registreren. Heeft een cliënt een sociaal raadsman

in de arm genomen, dan is het toch handig wanneer deze weet of de cliënt contact

heeft met de schuldhulpverlening. Voor de huisarts kan het van belang zijn te

weten of iemand ook bij de Riagg loopt. Verschillende elektronische toepassingen

maken het instanties, die bij een cliënt betrokken zijn, mogelijk een

gezamenlijk digitaal cliëntendossier bijhouden. Maar instellingen wijzen op de

autonome positie van de instelling, op de uniciteit van de hulpverlening die

zich niet voor gezamenlijke registratie zou lenen en op de Wet op de

Persoonsregistratie. Ten onrechte, menen makers van programma’s als Into Regas

en IVIT.

Ondersteuning

‘Een stukje gereedschap om de procesgang te ondersteunen, meer niet.’ Zo

omschrijft Tom Blok, directeur van H & B Informatie Systemen, het

softwarepakket Into Regas. Volgens de maker biedt het programma een

‘organisatiebrede oplossing voor integrale ondersteuning van casemanagement,

relatiemanagement, resourcemanagement en kennismanagement’. Met name brede

welzijnsorganisaties, die meerdere werksoorten binnen hun muren herbergen,

kunnen hun werkprocessen ermee structureren. Via een boomstructuur bevat het

programma registratiemogelijkheden voor alle onderdelen van het

hulpverleningsproces, van de aanmelding en de intake tot probleemregistratie,

het hulpverleningsproces en de evaluatie. Bovenal biedt het pakket de

mogelijkheid om cliëntgegevens open te stellen en af te sluiten voor andere

gebruikers. Zo kan een sociaal raadsman bijvoorbeeld zien of een cliënt ook

contact heeft met de schuldhulpverlening, maar de inhoud van de contacten met

die discipline blijft voor hem afgesloten. Het softwarepakket wordt momenteel

gebruikt door een zestigtal instellingen in het maatschappelijk werk, door alle

75 organisaties voor slachtofferhulp en door alle Amsterdamse bureaus voor

schuldhulpverlening. Ook welzijnsorganisaties die zich bezighouden met

buurtbemiddeling gaan het programma invoeren en de Federatie Opvang overweegt

aanschaf voor de Nederlandse opvanginstellingen.

Schotten

Volgens directeur Blok is het ‘ongelooflijk moeilijk’ partijen ertoe te

bewegen aan gezamenlijk registratie van cliëntgegevens te doen. Instanties

hebben vaak het idee dat hun werksoort zo uniek is dat een gezamenlijke

registratie onmogelijk zou zijn. ‘Zelfs het argument dat je toch met z’n allen

voor de belangen van cliënten werkt, vindt weinig weerklank. Maar gezamenlijke

registratie hoeft niet te betekenen dat iedereen ook inzicht heeft in elkaars

dossiers. Je kunt ons pakket zo opzetten dat de hulpverlener van een bepaalde

instelling kan zien met welke instanties de cliënt nog meer contact heeft,

zonder dat de specifieke gegevens van die relatie toegankelijk zijn.’

Ook wijzen hulpverleners volgens Blok vaak op de Wet op de

Persoonsregistratie, die een gezamenlijke registratie in de weg zou staan. Ten

onrechte, zo meent hij.

‘Naam en adresgegevens mogen gewoon worden vastgelegd. En als een cliënt

van het sociaal raadsliedenwerk daar door het gebouw loopt, kan hij toch ook

zijn maatschappelijk werker tegen komen? In de kantine wordt ook over cliënten

gesproken, zonder dat daarbij vertrouwelijke informatie wordt prijsgegeven.

Zolang je de cliënt maar laat weten wie toegang heeft tot de gegevens en ervoor

zorgt dat informatie over de inhoud van de contacten alleen voor de betreffende

hulpverlener toegankelijk is, is er geen wet die dat verbiedt. Je kunt al die

schotten op den duur niet overeind houden. Er zijn al bijna geen zelfstandige

bureaus voor sociaal raadsliedenwerk meer. Die zitten bij het algemeen

maatschappelijk werk in. Deze werksoort zit steeds vaker bij de thuiszorg.

Tussen de instellingen is de ontschotting allang op gang gekomen. Maar die

schotten worden weer gehandhaafd tussen de verschillende disciplines binnen een

instelling.’

Zowel gemeenten als de landelijke overheid willen óók een gedetailleerd

beeld hebben, maar dan vanwege de vraag welk geld aan welzijnsactiviteiten wordt

besteedt. Daarom is een gezamenlijke gegevensregistratie voor

welzijnsinstellingen noodzakelijk. Momenteel is er volgens Blok nog een kloof

tussen wat gemeenten willen weten en wat instellingen kunnen aanleveren. ‘De

grotere welzijnsinstellingen werken steeds meer regionaal en worden dus

gefinancierd door verschillende gemeenten. Die willen echter wel per gemeente

weten waar de budgetten voor welzijnsactiviteiten aan worden besteedt. En ook de

wijze van financiering door verschillende gemeenten verschilt. Dan is het zaak

dat je de gegevensregistratie over je werkzaamheden zo organiseert dat je aan al

die verschillende wensen tegemoet kunt komen. Zeker in de welzijnssector moet

je, eenvoudig gezegd, in staat zijn appels met peren te vergelijken.’

Vraaggericht

Samenwerken bij het registreren van cliëntgegevens is één ding. De vraag is

echter vanuit welk perspectief die gegevens worden vastgelegd. Volgens Elly

Vreenegoor, directeur van Casemanagement-advies in Oss en betrokken bij de

ontwikkeling van het softwarepakket IVIT (Informatie Verwerking Integraal

Traject), is het niet voldoende wanneer alle instellingen die bij een cliënt

betrokken zijn hun informatie in één pakket plaatsen. ‘Dan registreert iedereen

de gegevens vanuit de optiek van zijn eigen instelling. Wil je echt

cliëntgericht werken, dan moet de registratie vanuit de optiek van de cliënt

plaatsvinden.’ IVIT, een softwarepakket voor intensieve hulpverlening aan

gezinnen met complexe meervoudige problemen, doet dat volgens adviseur Steef

Hoogendam. Het pakket is onlosmakelijk verbonden met de integrale benadering van

de problemen van deze doelgroep, meent hij. Het programma wordt gebruikt door

een twintigtal casemanagers is Enschede en Den Bosch. Behalve voor intensief

casemanagement en andere vormen van intensieve gezinsbegeleiding wordt het

pakket gebruikt voor zorgcoördinatie. Ook kan het dienen als meld- en

volgsysteem voor bijvoorbeeld dak- en thuislozen.

‘In de praktijk zie ik nog veel registratiesystemen die de gegevens van één

klant met één probleem vastleggen. Met IVIT is het mogelijk alle personen, die

deel uitmaken van het gezin met meervoudige problemen, te registreren. Onder

meer hun relatie tot het gezin, de financiële situatie, het niveau van werk en

scholing, culturele en religieuze aspecten en het soort buurt of wijk waarin ze

wonen.’

Volgens Vreenegoor is het belangrijkste daarbij dat de gegevens vast worden

gelegd door een, bij voorkeur onafhankelijke, casemanager is samenspraak met de

cliënt. ‘Wanneer een medewerker van een instelling de intakegegevens vastlegt,

gebeurt dat eigenlijk altijd vanuit het perspectief van de organisatie waarvoor

die persoon werkt. Met behulp van IVIT kan de cliënt voor al zijn leefgebieden

zelf aangeven waarin hij goed is, waar hij op vast loopt en bij welke aspecten

van zijn leven hij hulp wil. ‘Het voordeel daarvan is dat de klant zich bewust

wordt van zijn eigen situatie en zelf kan kiezen welk hulpverleningstraject hij

wil uitstippelen. Dat dient als uitgangspunt voor de hulpverlening door alle

instellingen die bij de cliënt betrokken zijn.’

Iedereen waarvan de gegevens in IVIT worden geregistreerd, zijn daarvan op

de hoogte. Maar dat betekent niet dat iedereen ook toegang tot die gegevens

heeft. De casemanager houdt de informatie bij, en print alle

assessment-informatie uit die aan bepaalde hulpverleners binnen instellingen

wordt gezonden. Vreenegoor denkt niet dat daarmee de privacy van de klanten

wordt geschonden. ‘Het voorkomt dat mensen keer op keer bij verschillende

instanties hetzelfde verhaal moeten vertellen. De cliënt krijgt uitgelegd wat

het traject inhoudt en geeft toestemming voor de registratie. Met dit systeem

registreer je de feitelijke situatie. Dat geeft een betrouwbaar beeld.’/Eric de

Kluis